Gestionnaire administratif H/F

Nature de l'emploi

Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s)

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif H/F

Temps de travail

Temps complet

En quelques mots

Rejoignez Nantes Métropole et participez activement au développement d'une métropole dynamique et innovante !

Dans le cadre de la politique publique de l’eau de Nantes Métropole, la Direction des Opérateurs Publics de l’Eau et de l’Assainissement (430 agents) a pour missions essentielles la production et la distribution d’eau potable, la collecte et le traitement des eaux usées ainsi que la gestion de la relation aux usagers de son territoire (155 000 abonnés). La DOPEA est engagée dans une démarche de management de type QSE (Qualité, Sécurité, Environnement).

Description du Service et du Poste

Au sein de la DOPEA, le service Diagnostic des Installations Privatives et Réseaux d’assainissement (34 agents), composé de 2 unités opérationnelles, est chargé d’inspections des réseaux, de garantir la conformité des raccordements domestiques et industriels sur les réseaux, ainsi que de réaliser les contrôles et le suivi des installations d’assainissement non collectif.

Rattaché.e à la responsable administrative, vous assurez le secrétariat du service Diagnostic des Installations Privatives et des Réseaux d’Assainissement ainsi que la facturation des contrôles.

Activités principales

• Assurer le soutien administratif des dossiers de contrôles : vérifier la cohérence des informations et la complétude des documents envoyés aux usagers, mettre en forme, enregistrer et assurer l’envoi des courriers adressés aux usagers dans le cadre des contrôles de raccordement et des installations d’assainissement non collectifs.
• Prendre en charge et réorienter les appels téléphoniques de 1er niveau liés aux demandes de contrôles et ponctuellement les autres appels du service (rendez‑vous usagers, spanc, facturation). Appliquer et mettre à jour les procédures courrier et suivre le circuit des visas et signatures. Procéder à la saisie et la mise en forme de différents documents (courriers, notes, fichiers de suivi). Remplir des tableaux d’indicateurs et des fichiers de synthèse. Assurer le reporting des problématiques et de l’avancement des dossiers auprès de la responsable. Renseigner et valider les étapes relevant de l’administratif dans le logiciel de gestion des contrôles.
• Assurer la facturation des contrôles aux usagers : préparer, vérifier les éléments et réaliser la facturation des contrôles auprès des usagers, répondre aux questions des usagers sur la facturation des contrôles, renseigner des tableaux de suivi, réaliser des bilans d’activité.
• Assurer l’assistance administrative du service : gérer les agendas et réservations des salles de réunion, dispatcher, enregistrer et suivre le courrier des services opérationnels d’assainissement, mettre en forme, enregistrer et assurer l’envoi des courriers, assurer le reporting des problématiques et de l’avancement des dossiers auprès de la responsable.

Profil recherché

• Vous détenez des connaissances techniques et réglementaires en assainissement : le fonctionnement global du cycle de l'eau, la démarche Qualité Sécurité Environnement, le vocabulaire professionnel, les contrôles en assainissement.
• Vous connaissez les circuits et procédures administratives ainsi que le fonctionnement de la collectivité et des services.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, l’orthographe, les règles de grammaire ainsi que les écrits professionnels tels que la prise de notes et êtes à l'aise avec l'expression orale et écrite.
• Vous savez utiliser les logiciels métiers : MEM, E‑gee, GREA.
• Capacités d’investissement et qualités attendues : respect des consignes de sécurité liées au poste et des délais impératifs, reporting et travail en équipe et en transversalité, sens du contact à l’usager et de l’intérêt général / du service public, rigueur, méthode, analyse et synthèse, gestion des priorités, sens de la concertation, qualité d’écoute, de communication, gestion des usagers difficiles/appels conflictuels, capacité à garantir la confidentialité de certaines informations.

Conditions d'exercice

Statutaire + Régime indemnitaire + Prime de certification + Prime de Service Public

Avantages

• Carte restaurant (210,90 € / mois pour un temps complet) avec une participation employeur à 60 %.
• Participation à 75 % aux abonnements de transports + forfait mobilités durables.
• Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance).
• Prestations du comité des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs.
• Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU).
• Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises).

Poste ouvert au télétravail

Oui

Ville

Nantes