Gestionnaire administratif - Gestion des visites médicales Lyon (H/F)

Vos missions chez Leyton

A ce poste, vous accompagnez la mission externalisée de gestion des visites médicales pour les effectifs de nos clients (BPO), ce qui inclut :

• 1. Gestion administrative des centres de visites médicales (CVM)
  • Récupérer les bilans annuels auprès des Centres de Visites Médicales et les transmettre aux clients (période de février à avril)
  • Récupérer et archiver les contrats d'adhésion auprès des centres de santé au travail
• 2. Gestion et mise à jour des données salariés
  • Assurer le suivi des salariés dans le cadre des mobilités et des changements de poste et dans ce cadre assurer la mise à jour mensuelles des portails des Centres de Visites Médicales
  • Effectuer les mises à jour nécessaires dans l'outil de suivi
  • Vérifier la cohérence et la qualité des données enregistrées
• 3. Suivi des déclarations annuelles
  • Participer à la campagne des déclarations annuelles (de décembre à mars)
  • Réaliser les contrôles administratifs nécessaires sur la réalisation
  • Apporter un support aux gestionnaires pour la complétude des déclarations.
• 4. Gestion documentaire et traitement du courrier
  • Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant
  • Numériser et archiver les documents
  • Assurer le classement électronique des dossiers
  • Garantir la bonne conservation des documents administratifs
• 5. Dépôt et suivi documentaire clients
  • Réaliser le dépôt hebdomadaire des documents sur les serveurs clients: factures, fiches de suivi ou autres documents contractuels ou administratifs
  • Vérifier à la bonne transmission des documents.
• 6. Qualité, procédures et conformité
  • Participer à la mise à jour des procédures de fonctionnement du service
  • Contribuer à la démarche Qualité et ISO
  • Apporter un appui au manager dans les actions de mise en conformité
  • Participer au suivi des plans d'actions et des audits internes
  • Veiller à l'application des procédures et modes opératoires

Profil recherché

Formation

• Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat, secrétariat ou équivalent

Expérience

• Une première expérience dans un environnement administratif, RH ou santé au travail est appréciée
• Une expérience en gestion documentaire ou en support administratif constitue un atout

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
• Aisance avec les outils de gestion et bases de données
• Maîtrise de la gestion documentaire et de l'archivage numérique
• Capacités de contrôle et de fiabilisation des données administratives

Compétences professionnelles

• Rigueur et sens de l'organisation
• Respect de la confidentialité des informations
• Esprit d'équipe et sens du service
• Autonomie dans la gestion des tâches administratives
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles

Conditions particulières

• Activité comportant des périodes de forte charge lors des campagnes annuelles de déclarations et de collecte des bilans des centres de visites médicales.
• Interactions régulières avec les centres de santé au travail, les gestionnaires et les managers.

Rejoindre Leyton c’est …

• Se construire une carrière sur-mesure, adaptée à vos compétences, vos projets et votre personnalité
• Avoir des perspectives d’évolution rapide grâce à un parcours de formation
• Rencontrer des personnes inspirantes, expertes dans leurs domaines
• Se créer des opportunités de mobilité en France et à l’international
• Trouver du sens dans vos missions

Les + de votre vie de Leytonien

• Rémunération fixe (grille d'embauche à 24.5k€ bruts annuels) + prime variable sur objectifs pouvant atteindre 2k€ annuels, soit un package jusqu'à 26.5k€
• Participation annuelle
• EGYM Wellpass pris en charge à 100 % : sport et bien‑être
• Service d’avocats illimité et gratuit
• Primes de cooptation et d’innovation
• Primes vacances
• Prime de Noël SWILE
• Chèques Vacances
• Team building : semaine d’intégration, séminaire annuel
• 1 journée offerte / an pour des engagements RSE
• Des horaires fixes agréables en semaine, permettant un bon équilibre vie pro / perso associé à des RTT employeurs offerts pour les ponts de jours fériés

Engagée pour construire un monde plus responsable et plus juste. Ouvert à toutes les compétences, Leyton s’inscrit dans une démarche d’égalité, de diversité et d’inclusion.