Gestionnaire administratif, financier et organisation d'évènements
La cellule est composée de 2 agents dont la responsable. Elle assure une fonction support auprès de l’Institut Français de l’Éducation (IFÉ), L’IFÉ est une structure nationale de recherche, de formation et de médiation des savoirs en matière d’éducation. L’IFE crée et propose des ressources, des formations, des accompagnements principalement auprès de formateurs d’enseignants et d’inspecteurs en s’appuyant sur une collaboration étroite avec des chercheurs experts de leurs domaines en sciences de l’éducation principalement.
MISSION
Sous l’autorité de la responsable de la cellule, vous assurez l’organisation des formations, des évènements et des réservations de salles pour les chercheurs du pôle Formation IFÉ, en garantissant le suivi administratif, budgétaire et la préparation des supports de communication. Vous coordonnez les échanges avec les services de l’École et les partenaires extérieurs afin d’assurer le bon déroulement des activités et la circulation des informations.
ACTIVITÉS
Activités principales :
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes IFÉ
- Traiter les demandes de prise en charge de déplacements, d’hébergements, de réservations de salles
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) et lors des manifestations/évènements organisés sur site
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) lors de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la cellule ou de la DRAF en appliquant les procédures dédiées
- Répondre aux demandes d'informations des autres services IFÉ/ENS et de l'extérieur
- Participer à l'élaboration des bilans financiers pour une validation par la DAF ...