Gestionnaire administratif (F/H)

Au sein du département de la Formation Médicale votre mission consiste à apporter un soutien administratif à la vice-présidente médecine ainsi qu’aux personnels HU (enseignants-chercheurs hospitalo-universitaires) dans le cadre de la création de la formation médicale et de l’UFR santé.

Activités principales

• Aider à l’organisation des sessions d’ECOS formatifs au CHU ou à OrSiM
• Assurer le lien avec les formateurs, déposer les cours sur CELENE, réserver des salles hors UFR.
• Aide à compléter les questions d’examens dans UNESS
• Aide à l’organisation des séminaires et examens régionaux et interrégionaux du 3eme cycle (transports, hospitalités, réservations de salles)

• Faire les démarches administratives necessaires aux deplacements pour des missions HU que ce soit des demarches hospitalières ou universitaires (déplacements, ordres de mission, organisation des transports, demandes de remboursements…)

• Préparer avec les responsables les maquettes de création et renouvellement des DU-DIU
• Préparer les emplois du temps en fonction des disponibilités des intervenants
• Etablir avec les responsables la liste des autorisés à s'inscrire- préparer les listes d'émargement, préparer et envoyer les attestations de présence- diffuser les supports de cours
• Recueillir et organiser les examens (sujets, copies, réservation de salle, surveillants)
• Demander les devis relatifs à ces formations

• Adresser aux étudiants les horaires et point de rendez-vous dans les services
• Fournir les listes des étudiants attendus dans les services, les listes d'émargement aux tuteurs et les recenser après émargement des étudiants
• Veiller à recueillir les évaluations des étudiants par leur tuteur à la fin du stage.
• Recueillir les bons de congés et les transmettre à la DAM

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

• Formation BAC/BAC +2 dans le domaine administratif
• Connaître son environnement professionnel
• Connaître la réglementation dans le domaine de la scolarité

Compétences et qualités requises

• Maîtriser les outils bureautiques
• Maîtriser les modes de communication écrite ou orale et faire preuve de qualités rédactionnelles, savoir prendre des notes et rédiger un compte-rendu de réunion ou de commission;
• Savoir partager l’information.
• Savoir en rendre compte,
• Savoir anticiper et proposer des organisations
• Sens de la confidentialité;
• Sens de l’organisation
• Rigueur / Fiabilité; Réactivité
• Sens relationnel;
• Capacité à gérer le stress

Lieu d’exercice: Locaux du CHU d'Orléans

Prise de poste: Poste à pourvoir à partir de septembre 2026

Type de contrat/Statut: Catégorie B, ouvert uniquement aux contractuels (CDD 1an) , temps plein

Présentation de Université Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire. Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.