Gestionnaire administratif F/H

Fonctions

Gestionnaire administratif-ve

Catégorie

B

Corps

TECH

BAP

J

Contrat

CDD de 3 ans.

Mission

Au sein de la CASU, sous l'encadrement du responsable du pôle de gestion, il/elle réalise des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière afin d'accompagner les instituts et initiatives de l'Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions.

Activités principales

• Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
• Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, vérification et liquidation états de frais, etc.)
• Préparer les dossiers pour le paiement des heures complémentaires et des vacations des personnels
• Assurer la suppléance au sein du pôle pour la continuité de service
• Savoir répondre aux questions ou réorienter vers le bon interlocuteur

Tâches supplémentaires

• Préparer les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
• Assurer l'interface avec les autres services administratifs
• Archiver des documents

Outils spécifiques à l'activité

• Sifac +, EYOMA (Amplitudes), InfoLab

Connaissances transversales requises

• Utilisation des techniques de classement et d'archivage
• Connaissance de l'organisation administrative

Savoir-faire requis

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
• Hiérarchisation des tâches et organisation de l'activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Savoir-faire

• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP serait un plus
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir être

• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d'adaptation