Gestionnaire administratif F/H
Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé
Les missions en bref …
Au sein de la Direction Santé, sous la responsabilité du chef du Pôle Accueil Petite Enfance et de son adjointe, le/la gestionnaire administratif(ve) assure le fonctionnement courant du service central et contribue activement à des projets transverses. Le poste est organisé en deux volets complémentaires et équilibrés : la gestion administrative et comptable de la formation des assistants maternels d’une part, et le pilotage de projets de modernisation du service d’autre part.
Gestion administrative du service :
- Assurer le secrétariat courant : traitement du courrier, rédaction de courriers et notes (dont courriers de refus d’agrément…), archivage et suivi documentaire en lien avec le métier
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi d’activité
- Être le relais dans les missions liées à la Commission Consultative Paritaire Départementale (organisation des commissions, rédaction et synthèse des éléments transmis par les professionnelles, rédaction de décisions juridiques…)
- Contribuer aux instructions de la direction : délibérations, notes, processus achats
Gestion de la formation des assistants maternels :
- Assurer le lien opérationnel avec le prestataire de formation : suivi des sessions, gestion des absences et dispenses, traitement des situations signalées
- Consolider les données de formation transmises par les territoires et fiabiliser les statistiques d’activité et de statistiques
- Gérer la facturation des formations : élaboration des bons de commande, contrôle et validation des factures, gestion des indemnités de remplacement
Pilotage de projets transverses :
- Contribuer à des projets de modernisation du service, par exemple la refonte du site internet départemental dédié à la petite enfance
- Élaborer des fiches protocoles et des référentiels métiers relatifs au fonctionnement des agréments (agrément individuel, formations associées…)
- Organiser des événements internes (séminaires, réunions d’information…) : logistique, coordination, rédaction de comptes rendus
- Assurer une veille réglementaire sur les textes relatifs à la formation et à l’agrément des assistants maternels et proposer les mises à jour nécessaires
Formation (diplômes, certifications, agréments…)
- Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
Capacité à rédiger des courriers, notes et supports de communication (qualité rédactionnelle indispensable)
Aisance avec les outils numériques et les bases de données
Appétence pour le juridique : capacité à lire et comprendre des textes réglementaires (textes de formation, agréments individuels)
Savoir-être
- Rigueur et sens de l’organisation
- Autonomie et prise d’initiative
- Curiosité, motivation et goût pour la diversité des missions
- Bon sens du contact et de la communication
- Respect strict des obligations de confidentialité et de discrétion
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement pluridisciplinaire