Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

RESPONSABILITÉS :

Intitulé du poste : Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

Catégorie : B

Quotité d'affectation sur le poste : 100%

Contexte de travail

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)

Composition du service (effectifs) : 28

Fonction d'encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Licences

Missions principales et description du poste

Assistance à l'enseignement : gérer et organiser le secrétariat pédagogique de la Licence 1 Droit Groupe B et de la Double licence 1 Eco-Droit

• Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants y compris ceux relevant du régime spécial d'études ; saisir les éléments pédagogiques sur Apogée/Pégase
• Élaborer et gérer le planning des cours magistraux et des Travaux dirigés de chacune des formations en relation avec les enseignants et gérer les modifications d'emploi du temps via Hyperplanning
• Organiser la gestion administrative des Travaux Dirigés : ouvertures de groupes selon les effectifs, répartition des étudiants selon leurs options, leurs emplois du temps (logiciel interne MK4)
• Organiser les sessions d'examens et les jurys :
• Établir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, préparer le matériel d'examens (pochette, émargements, sujets, copies, ordinateurs pour les étudiants en situation d'handicap...)
• Saisir les notes et établir les procès- verbaux d'examens, convoquer le jury
• Gérer les réclamations éventuelles (erreur matérielle dans le report des notes), organiser les relectures
• Éditer et transmettre aux intéressés les relevés de notes, l'attestation de réussite et le supplément au diplôme
• Classer et archiver les documents (copies d'examens, des procès- verbaux...)
• Travailler en collaboration avec les secrétariats pédagogiques partenaires
• Élaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée/Pégase : Modéliser et suivre l'évolution des maquettes sur Apogée/Pégase
• Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
• Participer aux différentes enquêtes statistiques
• Accueillir et informer les usagers
• Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants
• Renseigner les usagers
• Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences

Connaissances / Savoir

Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur

Connaître les règles de scolarité

Avoir une connaissance générale de la gestion administrative

Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir faire

Maîtriser l'expression écrite et orale ainsi que les techniques d'accueil

Savoir rechercher l'information et la transmettre

Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, Hyperplanning, E-candidat, ...)

Savoir être

Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)

Avoir l'esprit d'équipe en sachant s'impliquer dans un travail de groupe

Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe

Savoir respecter la confidentialité

Savoir prendre des initiatives

Savoir travailler en autonomie

Modalités de recrutement

Poste à pourvoir à partir du 1er octobre 2026.

Poste ouvert prioritairement aux titulaires (mutation ou détachement) mais également ouvert aux contractuels (CDD d'un an renouvelable - 1568€ nets/mois).

Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l'opérationnel recruteur et d'un représentant de la DRH.