Gestionnaire Administratif et Formation F/H - REF 296

Gestionnaire Administratif et Formation F/H - REF 296

Emploi national public - CDD d’un an, début : 01/09/2026, localisation : Université de Toulouse, Route de Narbonne, 31330 Toulouse.

Responsabilités principales

Gestion de la formation

• Gestion de la scolarité sur les logiciels CelCat et Apogée en coordination avec les services universitaires.
• Saisie des emplois du temps et affectation des salles d’enseignement.
• Élaboration et suivi des listes d’émargement.
• Réalisation des inscriptions pédagogiques des étudiants.
• Saisie des notes.
• Édition des procès‑verbaux de délibération pour les jurys.
• Édition et diffusion des relevés de notes.

Gestion administrative

• Instruction et suivi des conventions de stage, coordination avec les services universitaires.
• Suivi des gratifications de stage et des bourses de mobilité, en lien avec le Service Financier.
• Réalisation et suivi des actes de gestion administrative (demandes d’achat, ordres de mission, réservations de voyages, etc.).
• Organisation logistique d’événements (écoles d’été, colloques, séminaires).
• Gestion des dossiers de candidature des étudiants, suivi et accompagnement des étudiants sélectionnés.
• Participation aux réunions d’équipe et aux instances de gouvernance du projet.
• Rédaction de comptes‑rendus de réunions, points, conférences, etc.
• Conception et analyse de questionnaires et d’enquêtes auprès des étudiants et anciens étudiants.
• Collecte des indicateurs projet auprès des partenaires.

Profil recherché

• Diplôme : BAC + 2 (BTS) minimum.
• Expérience : intermédiaire (3 à 5 ans) en gestion administrative ou formation.
• Connaissances : environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche; enjeux des projets EUR.
• Compétences techniques :
  • Maîtrise du suivi administratif.
  • Bonne capacité de synthèse et communication écrite.
  • Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
  • Expérience avec CelCat et Apogée un plus.
  • Anglais B2 un plus.
• Savoirs comportementaux :
  • Capacité à rendre compte et à travailler en équipe.
  • Rigueur, organisation et fiabilité.
  • Polyvalence, dynamisme et réactivité.
  • Appréciation des relations sociales avec étudiants, partenaires internationaux et collègues.

Conditions de travail et avantages

• Contributions aux frais de transport en commun.
• Congés allant jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > 10 mois.
• Options de temps de travail flexibles (39h10, 38h15, 37h20).
• Possibilité d’aménagement du temps de travail et du poste de travail.
• Télétravail possible selon le poste.
• Formation et accompagnement à la prise de fonction managériale.
• Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2025.
• Subvention restauration collective, chèques vacances, service social.
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage).
• Activités sportives et culturelles, crèche, mobilité internationale.
• Environnement engagé en QVT, handicap, parité, diversité.
• Accès facilité (métro, bus, périphériques, etc.).

Modalités de candidature

Il faut transmettre un CV et une lettre de motivation.

Date limite de candidature : 12/07/2026.

Type de contrat : CDD de 12 mois. Rémunération : 1801,74 € – 1900,19 € en fonction de l’expérience, plus 178 € de cotation du poste.