Gestionnaire administratif et financier - Pôle ressource associatif (F/H)

Sous l'autorité du chef de service vie associative, l'agent sera chargé de la gestion administrative et financière des subventions aux associations ainsi que de la mise à disposition de locaux et de personnel. Il assurera également l’accueil physique et téléphonique du service.

Missions et activités

Moyens directs aux associations

• Instruire les demandes de subventions annuelles et exceptionnelles
• Construire et alimenter les outils de gestion et de suivi des subventions
• Maîtriser le logiciel métier des subventions
• Rédaction et suivi des conventions de financements
• Collecter les documents et pièces comptables des subventions
• Gérer le mandatement et le suivi de toutes les subventions
• Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les thématiques associatives
• Assurer un suivi des actions associatives
• Assurer le lien du service avec les associations et les accompagner en fonction de leur besoin (recevoir, écouter et conseiller les associations)
• Participer au Forum des associations début septembre sur le week-end complet

Gestion des moyens indirects aux associations

• Coordonner en lien avec la chef de service la planification, le suivi des locaux mis à disposition des associations
• Gérer les mises à disposition de personnel aux associations
• Formuler et suivre les demandes de travaux des locaux mis à disposition
• Transmettre à la hiérarchie les dysfonctionnements constatés

Missions complémentaires

• Polyvalence sur les différents postes du service
• Assurer l'archivage
• Assurer le secrétariat du service et les missions des collègues du pôle ressources associatif lors des congés et absences des collègues

Savoirs

• Etablir, appliquer et suivre des procédures
• Connaître les règles financières d'attribution de subventions
• Connaître le cadre juridique des conventions
• Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers
• Savoir rédiger (courriers, notes, mails…)
• Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne
• Etablir des suivis de dossier par des tableaux de bord
• Travailler en équipe
• Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation

Savoir-faire

• Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service
• Proposer des améliorations techniques d'instruction et de suivi de subventions
• Conduire des attributions de subventions de l'instruction du dossier au mandatement
• Accueillir, écouter et orienter les administrés et les associations pour faciliter leurs démarches associatives
• Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN
• Connaissance du fonctionnement de notre collectivité et de ses services
• Savoir rendre compte
• Esprit d'équipe

Savoir-être

• Rigueur dans le suivi administratif et financier, être organisé, autonomie, polyvalence, réactivité, capacité d’adaptation et d’anticipation
• Sens du contact et de l’écoute, diplomatie, courtoisie, discrétion
• Disponibilité, être force de proposition

Conditions de travail

• Relations avec les présidents des associations et l'ensemble des agents de la collectivité travail en bureau avec possibilité de télétravail
• Etre présent tout le week-end du forum des associations

Catégorie

B

Cadres d’emplois

rédacteurs territoriaux

Temps de travail

37h30 hebdomadaires / 25 jours de congés annuels / 15 RTT

Avantages

participation mutuelle / CNAS / restaurant administratif / accès gratuit piscines et médiathèques