Gestionnaire administratif et financier h/f (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Activités principales

1. Gestion des dépenses

• Réaliser les opérations d'engagement, de liquidation et de préparation du mandatement dans le respect de la réglementation
• Assurer la gestion complète des commandes : bons de commande, fournisseurs, livraisons, factures, saisie et suivi dans SIFAC
• Suivre les crédits budgétaires par nature de dépense ou structure
• Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives des dépenses
• Mettre à jour les données financières et produire des états de suivi budgétaire

2. Gestion des recettes

• Préparer les titres de recettes en lien avec les services centraux et l'agence comptable
• Suivre les recettes attendues sur projets, conventions ou prestations
• Assurer le suivi administratif des conventions génératrices de recettes : notifications, facturation, relances
• Tenir à jour les bases de données des recettes, suivre les encaissements, relancer si nécessaire
• Participation éventuelle à la gestion d'une régie de recettes, en fonction des besoins du département ou laboratoire

3. Gestion des missions et indemnités

• Organiser et suivre les missions : ordres de mission, réservations, validation
• Traiter les indemnités et vérifier la conformité des pièces
• Assurer les règlements accessoires liés aux déplacements professionnels

4. Appui au pilotage administratif du département/laboratoire

• Appuyer la direction dans la gestion logistique, budgétaire et administrative
• Participer à la préparation des besoins, au suivi des projets, à la commande publique
• Fournir des tableaux de bord budgétaires et contribuer à l'analyse des données
• Être force de proposition pour optimiser la gestion

5. Procédures, réglementation et travail en réseau

• Appliquer les procédures financières internes et nationales
• Participer à l'harmonisation des pratiques entre gestionnaires
• Travailler en lien étroit avec la direction, de la DAF, de l'agence comptable, et les collègues du pôle

Activités complémentaires

1.

Gestion administrative et RH locale

• Interface avec les services RH de l'établissement pour la remontée de données ou la transmission de pièces.

2.

Gestion financière et budgétaire locale

• Suivi des lignes budgétaires dédiées au département ou au laboratoire
• Élaboration des bons de commande, réception, vérification des livraisons et factures, saisie dans SIFAC
• Constitution des dossiers administratifs pour appels à projets internes
• Préparation de bilans financiers simplifiés ou d'indicateurs de consommation budgétaire pour la direction du département

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances (savoir) :

• Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche, l'organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)
• Connaître les missions et les priorités de l'Université et de l'Institut des Sciences et Techniques, ainsi que leur organisation
• Connaître les principes budgétaires et financiers de la comptabilité publique
• Maîtriser les règles et techniques de la comptabilité, les procédures budgétaires et les finances publiques applicables dans les établissements publics d'enseignement supérieur
• Comprendre les politiques, dispositifs et procédures propres aux domaines de la gestion administrative, et financière
• Maîtriser les techniques d'élaboration et de diffusion de documents, ainsi que les outils de pilotage (tableaux de bord, reporting, bilans)
• Connaître les règles des marchés publics et les procédures de commande publique
• Posséder un niveau élémentaire en anglais (A1 à A2 du CECRL), notamment pour la compréhension de documents administratifs ou techniques

Compétences opérationnelles (savoir-faire) :

• Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie et les applications métiers : SIFAC, TEAMS
• Organiser son travail en fonction des priorités et gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Appliquer les directives et les procédures transmises avec rigueur et fiabilité
• Rendre compte régulièrement de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement ou de besoin identifié
• Utiliser les systèmes d'information pour la gestion administrative, financière (recherche, saisie, mise à jour, extraction de données)
• Appliquer les règles de la comptabilité publique et les procédures budgétaires (engagement, liquidation, mandatement, suivi des crédits)
• Réaliser des tableaux de bord, suivre des indicateurs, produire du reporting pour l'aide au pilotage
• Contrôler la cohérence, la validité et la conformité des données ou pièces justificatives traitées
• Assurer la logistique d'un service ou d'évènements (commandes, réservations, locaux, fournitures, etc.)
• Faire preuve de pédagogie et adapter sa communication à différents interlocuteurs (enseignants, étudiants, partenaires)
• Mettre en œuvre une démarche qualité et s'adapter à l'évolution des outils et procédures