Gestionnaire administratif et financier (H/F)

Université de territoire, bénéficiant d'un patrimoine immobilier exceptionnel et classé, Avignon Université est un établissement pluridisciplinaire, accueillant chaque année environ 7000 étudiant.e.s et 741 personnels (dont 376 enseignant.e.s et 365 personnels BIATSS). Elle est membre de l'association Aix-Marseille-Provence-Méditerranée (AMPM). Elle comprend 2 Instituts, 1 IUT, 1 Centre d'enseignement et de recherche en informatique, 14 Centres d'Enseignement et de Recherche (CER), 2 écoles doctorales, 17 laboratoires de recherche, 3 structures fédératives de recherche et chargée de 73 formations, adossés à deux axes identitaires : Agro&Sciences et Culture, Patrimoine, Sociétés numériques. Cette spécialisation positionne l'Université comme un acteur essentiel du développement socio-économique du territoire et lui permet de se distinguer dans le paysage universitaire.\n\n

L'agence comptable est composée de 10 personnels dont l'agent comptable.

Les principales missions de l'agence comptable sont celles-ci :\n\n- Production annuelle d'un compte financier

• Prise en charge et recouvrement des recettes
• Tenue de la comptabilité générale
• Paiement des dépenses
• Garde et conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l'établissement.\n\n

L'Agence comptable est organisée autour de trois pôles métiers :

Le pôle facturier (dépenses) :

• Centre de traitement et de visa unique des factures
• Accompagné d'une solution de dématérialisation des factures

Le pôle comptabilité générale :

• Contrôle et paiement de la dépense
• Prise en charge des recettes
• Gestion de la trésorerie
• Gestion de la comptabilité générale

Le pôle recouvrement :

• Suivi des clients défaillants

Missions : Placé sous l'autorité de la Responsable du Pôle facturier et de l'agent comptable, l'agent (F/H) du pôle facturier assure le traitement, le contrôle et le suivi des factures fournisseurs, de leur réception à leur mise en paiement tout en veillant à la fiabilité des données, au respect des procédures comptables et au délai global de paiement.

Traiter et contrôler les factures fournisseurs :

• Contrôler et analyser les factures reçues et identifier les anomalies éventuelles ;
• Échanger avec les fournisseurs afin de résoudre les difficultés liées au traitement de leurs factures ;
• Gérer les workflows manuels dans le logiciel financier et comptable SIFAC + ;
• Assurer le suivi des factures et répondre aux sollicitations reçues par téléphone, courriel, etc...

Assurer le suivi des factures et les relations avec les fournisseurs :

• Contrôler et saisir des factures avant mise en paiement, grâce à l'utilisation des transactions SIFAC, en respectant le délai global de paiement ;
• S'assurer de la bonne exécution et suivi des marchés publics ;
• Valider les coordonnées bancaires fournisseurs dans l'application ;
• Relancer les gestionnaires en cas de besoin (si informations ou pièces manquantes) ;
• Être en contact régulier avec les fournisseurs.

Gérer et fiabiliser la base tiers Fournisseurs :

• Contrôler la cohérence et vérifier les données et pièces justificatives nécessaires à la saisie de la base tiers ;
• Saisir des données fournisseurs, identifier les incohérences et solliciter, si nécessaire, des pièces ou informations complémentaires.

Contribuer à la gestion et suivi des stagiaires :

• Contrôler les conventions et la réglementation en matière de stage ;
• Saisir des gratifications de stage mensuelles, suivre les stagiaires jusqu'à la mise en paiement.