Gestionnaire administratif et financier de l'UMR H/F

Description du poste

Missions

1. Gestion financière et suivi des projets

• Réaliser les opérations d’engagement et de liquidation des dépenses (commandes, missions, services faits) dans les outils comptables des tutelles.
• Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives comptables.
• Gérer l’ensemble du processus de mission pour les personnels et invités du CREST : information sur les modalités de prise en charge, établissement des ordres de mission, réservations de transport et d’hébergement selon la politique voyage des tutelles.
• Contrôler les pièces justificatives, suivre les paiements et assurer le classement et l’archivage des dossiers.

2. Soutien à la gestion des recrutements

• Participer à la préparation et au suivi des demandes de recrutement sur la tutelle GENES (assistants de recherche, doctorants, post-doctorants, etc.) en appui à la Secrétaire générale.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des personnels et des contrats en garantissant la fiabilité des informations.
• Récupérer auprès des financeurs les conventions de financement nécessaires au recrutement des contractuels le cas échéant.
• Contribuer au suivi des calendriers de recrutement et relancer les interlocuteurs internes et externes si nécessaire.
• Participer à la diffusion des informations relatives aux procédures et aux outils de gestion RH.
• Appuyer la Secrétaire générale dans la coordination avec les services RH des tutelles.
• Assurer le suivi des chercheurs associés au CREST.
• Contribuer à la bonne intégration administrative des nouveaux agents au sein du laboratoire.

3. Gestion administrative et logistique

• Contribuer à l’élaboration et au suivi des dossiers administratifs (devis, conventions, correspondances diverses).
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du laboratoire et orienter les courriers et courriels entrants.
• Tenir à jour les tableaux de suivi, inventaires et bases de données, en garantissant la fiabilité des informations.
• Contribuer au bon fonctionnement général et aux activités transverses de l’équipe administrative.

4. Appui aux activités scientifiques

• Accompagner les chercheurs dans la préparation et l’organisation des événements du laboratoire (séminaires, colloques, conférences).
• Gérer en autonomie un ou plusieurs séminaires récurrents du CREST.

En fonction des priorités, le (la) titulaire du poste peut être amené(e) à contribuer à d’autres activités transverses de l’équipe administrative.

Conditions d'exercice particulières

Poste situé à Palaiseau (91120) sur le campus de l’Institut Polytechnique de Paris. (10 min de bus du RER Massy-Palaiseau). Télétravail possible.

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Description du profil recherché

Savoirs

• Connaissances en gestion administrative, budgétaire et comptable
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Un niveau intermédiaire en anglais serait un plus

Savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques de bureautique (Excel)
• Capacité à utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable (GFD, GESLAB, PEP)
• Capacité à mettre en œuvre des procédures et des règles en particulier dans le domaine de la gestion financière (collecte, traitement, vérification, enregistrement et transmission d'informations)
• Savoir informer et rendre compte
• Accueillir, écouter, communiquer avec diplomatie
• Organiser et gérer les priorités

Savoir-être

• Aisance relationnelle
• Sens de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur et fiabilité

Temps Plein

Oui

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• CONNAISSANCES - Langues
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Fiabiliser
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être diplomate
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'analyse
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

• plurivalentes des et de la gestion (y compris administration des entreprises et des collectivité)
• Finance, banques, assurances
• Comptabilité, gestion

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)