Gestionnaire administratif et financier de chantier 1

Gestion des commandes

1 – Réceptionner les commandes à la livraison

• Vérifier la bonne imputation des commandes (e‑otp correct)
• S’assurer du retour des commandes de prestations signées avant la réception
• Contrôler les commandes initiales en début d’opération (Ricoh, Elis, nettoyage, béton)
• Réceptionner les commandes à raison de 2 fois par mois minimum (milieu et fin de mois) :
  • Via la RECBOX pour les commandes standards
  • Via les BL ou tout autre suivi chantier pour les commandes ouvertes (préfa, etc.)
• Réceptionner mensuellement les commandes récurrentes et anticiper l’ajustement des mois futurs (bennes, nettoyage, locations, etc.)
• Réceptionner le béton via Scan Béton ou fichier de suivi Excel
• Alerter en cas d’incohérence probante (montant dépassé, mois de réception, etc.)
• Effectuer un 1er contrôle de cohérence des dépenses du mois, sur la base du bilan, en amont du CFI Projet (en phase préparatoire du bilan)

2 – Traiter les CAP fournisseurs

• Analyser les CAP > 500 € non-soldées au-delà de 3 mois à compter de la réception
• Transmettre l’analyse à l’équipe Travaux / CFI Projet pour action

3 – Contrôler systématiquement … fin d’opération avec l’équipe Travaux

• L’engagé
• Les CAP fournisseurs
• Les DAV non soldées
• Les factures d’avances non reçues
• Récupérer les cautions de dépôts de garantie
• Récupérer les courriers de résiliation des contrats récurrents (concessionnaires, ELIS, etc.)

4 – Collaborer avec les équipes Travaux et les CFI

• Accompagner et former les Travaux dans la validation et la consultation des commandes et factures sous SAP
• Sensibiliser les Travaux à la loi LME et au respect des délais de règlement
• Répondre aux sollicitations des CFI Projets en matière d’engagement
• Établir une relation de confiance et de complémentarité avec le CFI Projet
• Exercer son devoir d’alerte

Gestion des factures

1 – Traiter les factures en écart

• Analyser les écarts significatifs (cohérence des quantités, PU, mois, problème, etc.)
• Respecter la procédure d’utilisation du CIANP pour les écarts annexes
• Rédiger succinctement l’origine de l’écart à destination des valideurs à travers la notice
• Récupérer le tableau DEB complété (Déclaration d’Echange de Biens) pour les fournisseurs étrangers
• Rapprocher les factures intérimaires avec BIP et PUMA
• Rapprocher les factures béton et aciers en respectant les quantités et en vérifiant les PU
• Établir les DAV Fournisseurs
• Assurer un suivi des DAV en cours jusqu’à extinction

2 – Gérer les Demandes de Paiement Immédiat (DPI)

• Établir les demandes d’acomptes fournisseurs dans Eparaph (DPI)
• Analyser les acomptes versés (FBL3N)
• Relancer les demandeurs des DPI pour récupérer les factures non reçues (avances, dépôts et cautionnements)

3 – Être l’interlocuteur privilégié des fournisseurs

• Communiquer sur les différents modes de transmission des factures (en privilégiant la dématérialisation)
• Prendre contact avec le fournisseur en cas de facture incomplète

4 – Être garant de la loi LME

• Traiter quotidiennement les factures dans l’ordre de priorité suivant :
• Les factures échues
• Les factures à échéance à 7 jours
• Les factures à échéance au-delà de 7 jours
• Hors factures échues ou à échéance courte, traiter les factures sous 10 jours à réception de celles‑ci dans le cockpit

Profil recherché

• Formation comptabilité/gestion de niveau Bac pro à BAC +2
• Expérience professionnelle sur des postes en comptabilité et/ou gestion

Agences de rattachement possible

• Guyancourt (78)
• Ivry sur Seine (94)
• Lieusaint (77)

Déplacements sur chantiers à prévoir

Sur toute l’IDF (77, 78, 91, 94, 92) 2 à 3 fois par semaine.

BENEFITS

• Vivre l’état d’esprit qui caractérise l’entreprise
• L’esprit pionnier
• La simplicité
• La confiance
• Le travail d'équipe
• Accéder à des parcours de formation structurés et adaptés à chaque métier
• Bénéficier d'une politique de rémunération individuelle avec revue de salaire annuelle, possibilité de bonus et de véhicules
• Un des programmes d'épargne salariale les plus dynamiques du marché (jusqu’à 4000 € d’abondement par an)
• Opportunités de mobilité géographique ou fonctionnelle dans le groupe Bouygues (Telecom, Equans, TF1, Bouygues Immobilier, Colas)

Ces éléments s’appliquent en France et partiellement selon le type de contrat et votre localisation.