Gestionnaire administratif et financier CDD jusqu'au 09/12/2026 (H/F)

Sous la responsabilité du Directeur adjoint ressources, le service assistance financière et administrative est un service ressource qui assure une assistance financière et administrative à la Direction des Bâtiments régionaux en vue de l'exécution des actions programmées. Ce service exerce un rôle transversal d'accompagnement. L'objectif de ce service est de contribuer à la rédaction et d'assurer l'exécution et le suivi financier et administratif des marchés y compris des accords-cadres. Le service est également en charge de la passation et de l'exécution financière et administrative des commandes. Il participe à la mise en œuvre de la politique patrimoniale de la collectivité.

Missions principales du poste :

Sous l'autorité du responsable du pôle maîtrise d'ouvrage et du responsable de service assistance financière et administrative, le gestionnaire administratif et financier :

• Contribue à la rédaction des marchés (hors marchés transversaux passés en accords cadre) ;
• Assure l'exécution et le suivi administratif et financier des marchés.

Activités attendues sur le poste :

En lien avec le responsable de pôle maîtrise d'ouvrage et avec le service maîtrise d'ouvrage, les principales activités du gestionnaire administratif et financier sont de :

Contribuer à la rédaction des marchés (hors marchés transversaux passés en accords cadre)

• La vérification des disponibilités budgétaires, en lien avec les services techniques ;
• L'ouverture du marché sous le logiciel marché (MARCO) ;
• L'appui aux services techniques dans la saisie des pièces administratives nécessaires à l'engagement des consultations ;
• Le contrôle de complétude et de cohérence des pièces techniques relatives à la consultation ;
• L'intégration du marché sous le logiciel financier (GDA) après notification et création des comptes de tiers.

Assurer l’exécution et le suivi financier et administratif des marchés (hors marchés transversaux passés en accords cadres) dont :

• La rédaction des actes administratifs (OS et avenants hors avenant de transfert) liés à l’exécution des marchés ;
• La notification des OS et des avenants (hormis ceux des marchés passés en procédure formalisée) ;
• Le contrôle et la notification des DC4 ;
• Le contrôle de légalité et l'intégration des pièces d’exécution sous le logiciel financier (GDA) y compris PV de réception et levée de réserves ;
• L'application des règles et procédures de la Collectivité en matière de dépenses et de recettes ;
• L'exécution budgétaire selon la réglementation juridique applicable en matière de marchés ;
• L'exécution financière des marchés (factures, services faits, avances, pénalités, etc.) ;
• La prise de connaissance de l’avancement des opérations en lien avec les services techniques et la réalisation d'alertes sur les échéances du marché ;
• Le solde des marchés et archivage y compris décompte général définitif et restitution des retenues de garanties ;
• La mise à jour du tableau de suivi des marchés (tableau OS/avenants) permettant la production des éventuels OS de prolongation ;
• La mise à jour des tableaux de suivi interne notamment autour des avances et des RG ;
• La publication des données essentielles liées à l’exécution ;
• La gestion et suivi des remarques paierie ;
• La modification des tiers et coordonnées bancaires en cours de marchés ;
• Participation à la formation des nouveaux arrivants sur son champ de compétence.

Être l’interlocuteur principal des entreprises sur l'exécution administrative et financière des marchés des prestataires, et, notamment, assurer la gestion des demandes téléphoniques.

Communiquer et informer sur les missions et projets du pôle.

Connaissances sur le poste :

• Connaissance du code des marchés publics ;
• Connaissance des règles budgétaires et comptables ;
• Connaissance des procédures comptables, administratives et financières ;
• Connaissance des règles d'imputation comptables (M57) ;
• Connaissance des procédures règlementaires et spécifiques appropriées pour le traitement des dossiers (administratives, juridiques, budgétaires et financières) ;
• Connaissance de l'institution régionale, de son organisation et ses circuits internes.

Compétences sur le poste :

• Compétences rédactionnelles, d'analyse et de synthèse (notamment pour la rédaction des documents en lien avec la fonction) ;
• Polyvalence et adaptabilité ;
• Rigueur ;
• Sens de l'anticipation.

Savoir-faire relationnel :

Travail en équipe, transversalité et bureau partagé

Logiciels utilisés :

Office 365 ; logiciel financiers Marcoweb et AWS