Gestionnaire administratif et des instances

Gestionnaire administratif et des instances

Réf. Référence :

Fonction publique : Fonction publique de l'État

Employeur : Université de Toulon (

Localisation : La Garde

Domaine : Affaires juridiques

Date limite de candidature : 17/10/2026

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels : 23604 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Emploi côté RIFSEEP groupe 1 du corps des TECH

Catégorie : B (profession intermédiaire)

Management : Non

Télétravail possible : Non renseigné

Vos missions en quelques mots

• Activités Principales
• Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière
• Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l’instance
• Gérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procédures
• Préparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l’état des documents et les diffuser
• Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)
• Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis ; contrôler les comptes rendus
• Assurer l’archivage des pièces afférentes aux séances
• Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique
• Assurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)
• Suivre et mettre en œuvre les différentes phases des procédures disciplinaires
• Gestion des actes réglementaires et individuels
• Appliquer la procédure d’édiction des actes individuels et réglementaires
• Instruire les projets d’actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
• Assurer les mises en signature des actes et leurs mesures d’entrée en vigueur
• Gestion administrative
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
• Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliser des extractions
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Diffuser l’information et participer à sa production
• Assurer l'accueil et répondre aux demandes d’information en interne et en externe
• Participer à la veille juridique
• Appui aux élections
• Participer à l’organisation des élections et au déroulement des élections
• Participer au suivi des mandats des membres des conseils

Profil recherché

une expérience dans un établissement d'enseignement supérieur ou une collectivité publique, dans la gestion d'instances, dans le domaine ou un service juridique seraient un plus.

Connaissances

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Droit des examens et concours
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences Opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences Comportementales

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel

Niveau d'études minimum requis

• Niveau 4 Baccalauréat

Localisation

138 Avenue de l Université 83130 La Garde

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », «Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

À propos de l'offre

• Catégorie et corps : B - Technicien
• Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42
• Structure d'affectation et localisation : DAJI – Campus de La Garde
• Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
• Emploi côté RIFSEEP groupe 1 du corps des TECH
• Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1580 €
• Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université.
• Date de prise de fonctions souhaitée : 01/12/2026
• Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement
• Disponibilité dans les phases de préparation et de tenue des séances des instances et de déroulement de processus électoraux.
• Vacant à partir du 01/12/2026
• Assistante / Assistant juridique