Gestionnaire administratif et assistant du sous-préfet (H/F)

GROUPE RIFSEEP (corps des secrétaires administratifs): 3

Emploi type: Gestionnaire instructeur administratif

Gestionnaire administratif (40%)

• Responsable de la coopération transfrontalière: développer la politique de coopération transfrontalière (mobilités, culture, sport, tourisme, éducation, sanitaire, sécurité…) avec partenaires extérieurs (élus locaux, techniciens, PITER, Parcs, Forces de sécurité intérieure). Renforcer la prise en compte de cette thématique par les services départementaux de l’État.
• Gestionnaire administratif fonctions support: participer à la gestion administrative et financière du service (commandes, suivi des dépenses) et gérer les enveloppes dédiées à la sous-préfecture et à la résidence.
• Gestion administrative du personnel: arrêts maladie, congés, formation.
• Instructeur distinctions: instruire les dossiers des médailles de la fonction publique territoriale (environ 200 dossiers par an).

Assistant administratif (60%)

• Assistant du sous-préfet: planifier et gérer l’agenda, organiser déplacements en coordination avec le conducteur.
• Gestion des appels, courriers et courriels, y compris dans Maarch (référent Maarch pour la gestion informatique des courriers).
• Veille de la presse régionale: articles concernant l’arrondissement, le sous-préfet, l’État.
• Préparer les dossiers pour les réunions en veillant à la pertinence des documents.
• Classement, archivage électronique et physique des dossiers.
• Référent relations extérieures (communication, protocole, sécurité): accueillir visiteurs, élus, partenaires, public ; organiser visites officielles, déplacements, rendez‑vous, cérémonies ; organiser événements institutionnels ; assurer communication externe en lien avec bureau de communication et de la représentation de l’État afin de valoriser l’action de la sous-préfecture, de l’État dans l’arrondissement.

Conditions particulières d'exercice

La Sous-Préfecture est une petite structure située en zone montagneuse frontalière de l’Italie, elle assure la présence de l’État à travers la mise en œuvre des politiques publiques et par le biais du conseil aux élus et aux institutions de l’arrondissement.

• Coordination des services administratifs de l’État dans l’arrondissement de Briançon.
• Accompagnement des élus et intercommunalités pour répondre aux enjeux locaux.
• Intervention dans la résolution des difficultés administratives liées au tourisme, l’environnement, la santé, l’économie, l’éducation, le logement, les risques naturels et l’ordre public.
• Participation à l’organisation des élections locales et nationales.
• Contribution à la prévention et à la gestion de la délinquance.
• Collaboration à la gestion migratoire transfrontalière.

Profil recherché

Compétences techniques

• Connaissance de l’environnement professionnel (niveau maîtrise / requis).
• Compétences en informatique, bureautique (niveau maîtrise / requis).
• Compétences budgétaires et comptables (niveau pratique / requis).
• Compétences juridiques (niveau initié / requis).

Savoir-faire

• Savoir appliquer la réglementation (niveau pratique / requis).
• Savoir rédiger (niveau maîtrise / requis).
• Savoir s’organiser (niveau maîtrise / requis).
• Savoir travailler en équipe (niveau maîtrise / requis).
• Savoir analyser (niveau maîtrise / requis).

Savoir-être

• Sens des relations humaines (niveau pratique / requis).
• Savoir accueillir (niveau expert / requis).
• Savoir communiquer (niveau maîtrise / requis).
• Savoir s'exprimer oralement (niveau maîtrise / requis).
• Savoir s'adapter (niveau maîtrise / requis).

Durée attendue sur le poste: 5 ans.