Gestionnaire administratif DU parcours Etudiants en Exil (H/F)

Offre n° – Gestionnaire administratif DU parcours Etudiants en Exil (H/F)

Responsabilités :

• Piloter les inscriptions/réinscriptions, dossiers étudiants et suivi administratif.
• Produire les documents officiels (attestations, certificats, relevés de notes, convocations).
• Suivre, en lien avec un agent du pôle, l'assiduité (présences, absences, justificatifs).
• Participer à l'organisation des examens et jurys.
• Garantir le respect des procédures et analyser les indicateurs (réussite, poursuite d'études, taux de diplomation).
• Organiser les campagnes d'inscription des étudiants en lien avec le service et les partenaires et instruire les candidatures.
• Accueillir, informer et accompagner les étudiants dans leurs démarches.
• Animer ou co-animer des réunions d'informations ou ateliers (préparation aux candidatures, aide à la prise en main d'outils numériques, aide à l'orientation, etc.).
• Promouvoir les activités culturelles de la vie étudiante proposées par les différents services d'UNICAEN et du CROUS.
• Identifier les situations de fragilité et orienter vers les services compétents.
• Établir, en lien avec le/la référent(e) pédagogique des DUPEX et l'ensemble du service, un calendrier annuel d'activités, d'ateliers et de temps forts pendant l'année universitaire.
• En assurer la logistique et y participer.
• Entretenir et développer des liens avec les associations, les organismes liés aux publics en exil.
• Développer, entretenir et animer un réseau d'anciens étudiants.

Profil recherché

Diplôme requis : Bac à Bac + 3 (BUT, licence professionnelle ou licence). Maîtrise de l'anglais niveau B2 minimum et du français niveau C2.

Formation en sciences humaines et sociales, gestion administrative, carrières sociales, gestion des organisations, administration publique, intervention sociale.

Connaissances

• Connaître l'université et les procédures administratives concernant les étudiants étrangers (obtention de visas et titre de séjour, immatriculation SS).
• Connaître les procédures administratives de scolarité et de suivi des étudiants.
• Connaître les différents types de diplômes et qualifications et les certifications en langues.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.

Compétences opérationnelles

• Accueillir, informer et orienter les usagers.
• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et respecter les délais.
• Exprimer clairement et de façon concise, adapté à une population étrangère ne maîtrisant pas parfaitement la langue française.
• Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique.
• Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Rendre compte et travailler en transversalité.

Compétences comportementales

• Être disponible, adaptable, autonome et rigoureux(se).
• Avoir le sens de l'écoute et être diplomate.
• Gérer les situations de crise avec les étudiants (incompréhension, blocage lié à la barrière de la langue, etc.) et respecter la confidentialité.
• Aimer le travail collectif et s'engager pour des valeurs d'inclusion.

Conditions particulières d'exercice

• Rythme de travail : particulièrement soutenu sur les périodes de rentrées.
• Disponibilité requise ponctuellement les week-ends dans le cadre de la participation à des salons et événements.
• Déplacements ponctuels à l'échelle nationale.

Informations pratiques

• Localisation : Campus 1 – Caen.
• Contrat : CDD de 12 mois (ou poste temps complet). Opérant ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels.
• Rémunération brute annuelle : 22 034 € – 22 802 €.
• Prise de poste : juin 2026.