Gestionnaire administratif – Direction de la Stratégie

Gestionnaire Administrative

Direction de la Stratégie

Autorisations Contractualisation Coopération

Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, des coopérations et d’appui à la stratégie, et de la Responsable StratégieEn collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif en matière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.

Missions générales et administratives :

• Coordination et suivi du courrier et des mails
• Gestion des envois par courrier
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
• Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi
• Collecte de données
• Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion
• Rédaction de compte rendu de réunions
• Planification et participation aux instances

Missions Spécifiques :

Stratégie et projets médicaux :

• Participer à la coordination des projets (médical et d’établissement)
• Rédaction du projet d’établissement
• Participer à la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.
• Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)
• Organiser des points de suivi DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic

Suivi des conventions et coopérations :

• Gestion administrative
• Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel (actualisation du tableau de bord de suivi)
• Etude des conventions et propositions de rédactions

Dossiers d’autorisation :

• Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
• Pré rédaction des données et des trames de réponses
• Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement
• Préparation des visites de conformité

Appels à projets :

• Recherche des appels à projet et appels à candidature et transmission aux personnes concernées.
• Actualisation du tableau de bord de suivi.
• Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées
• Gestion de la Cellule Instruction projet :o Programmation des réunionso Saisir les directions et les équipes concernéeso Actualiser le tableau de suivi des projetso Mettre en place des plans d’actionso Rédaction des ordres du jour et des relevés de décisions

Programmes d’éducation thérapeutique du patient :

• Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
• Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
• Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal

Enquêtes :

• Coordination des réponses aux enquêtes et préparation des trames de réponse (l’ARS, FHF, OR2S, DRESS.).
• Actualisation du tableau de bord de suivi.
• Coordination interne des demandes de remontées d’informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.

Rapport d’activité :

• Coordination interne des demandes de rapports d’activités :– Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR– ..

Protocoles de coopération :

• Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives
• Suivi des indicateurs des protocoles de coopération déclarés

Lien Ville Hôpital :

• Participer à l’organisation des événements ville hôpital
• Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.

Aptitudes :

• Dynamisme et implication professionnelle
• Capacité à travailler en autonomie
• Adaptabilité et réactivité
• Capacité d’analyse de la situation et des enjeux
• Rigueur administrative
• Aisance à l’utilisation des outils bureautiques

Savoir être :

• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Sens de la diplomatie
• Sens du travail en équipe
• Aisance relationnelle
• Capacité d’adaptation et de disponibilité

Profil recherché :

• Formation de niveau Bac
• Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,
• Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus