Gestionnaire administratif des stages H/F

Environnement et missions principales:

Au sein de l’équipe Conventionnement et financement, sous l’autorité de la responsable de service, le/la gestionnaire administratif.ve des stages assure des missions relatives à la gestion des conventions de stage.

Gestion des stages :

• Traiter les demandes de conventions de stage.
• Vérifier les éléments nécessaires à leur établissement : conformité réglementaire, durée et pièces administratives.
• Établir les conventions de stage et leurs avenants (prolongation, modification, rupture, etc.).
• Assurer le suivi des conventions et effectuer les relances nécessaires auprès des étudiants et des entreprises.
• Réaliser des extractions de données et produire des tableaux de suivi et des analyses statistiques.

Secrétariat administratif et renseignements des étudiants et des entreprises :

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel des différents publics.
• Informer et conseiller les interlocuteurs internes (étudiants, responsables pédagogiques) et externes (entreprises) sur les procédures de stage.
• Classer et archiver les conventions de stage et les documents associés.
• Mettre à jour les documents et supports nécessaires à la gestion des conventions, en collaboration avec la responsable du service.
• Participer à l’optimisation des procédures de gestion des stages.

Activités associées :

Relations avec les scolarités et le Service des Relations Internationales

• Assurer les échanges avec les scolarités et le Service des Relations Internationales concernant les dossiers de stage.
• Consolider le calendrier des stages.
• Informer les étudiants et, éventuellement, les équipes pédagogiques sur les spécificités des stages à l’étranger et les procédures associées.

Participation aux événements de l’iaelyon:

• Participer à l’organisation des salons, forums et autres manifestations en collaboration avec la responsable du service.
• Contribuer ponctuellement, avec les autres services de l’iaelyon, à l’organisation et à la surveillance des sessions du Score IAE Message.

Polyvalence et continuité de service:

• Apporter un soutien aux autres pôles du service (Formation continue et Alternance) durant les périodes de moindre activité liées aux stages.
• Participer à la saisie et au suivi des assiduités des alternants et des participants, en appui de l’équipe.
• Contribuer à la continuité du service en assurant, selon les besoins, des missions transversales confiées par la responsable de service.

Compétences professionnelles:

Savoir- faire:

• Maîtriser la réglementation relative aux stages.
• Vérifier la conformité juridique et administrative des conventions et des dossiers.
• Appliquer et faire respecter les procédures et la réglementation en vigueur.
• Utiliser les outils bureautiques (Pack Office).
• Assurer le suivi administratif des dossiers, réaliser des extractions de données et produire des tableaux de suivi.

Savoir-être:

• Sens de l’organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et sens de l’écoute.
• Esprit d’équipe et sens de la coopération.
• Réactivité, autonomie et capacité d’adaptation.
• Sens du service public.
• Gestion des priorités et des situations imprévues.

Diplôme souhaité (s):

Diplôme de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, de l’assistanat ou de la gestion.

Expérience souhaitée:

Une première expérience en gestion administrative, idéalement dans un environnement de formation ou d’enseignement supérieur, serait appréciée.

Connaissance et outils:

• Connaissance de l’environnement de la formation continue, de l’alternance et des stages : réglementation, dispositifs, financements, acteurs institutionnels et partenaires.
• Connaissance de l’offre de formation de l’iaelyon.
• Connaissance de l’organisation et des procédures administratives de l’Université ainsi que des interlocuteurs internes.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste : Dès que possible

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 35h00

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1929€

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuse activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation