Gestionnaire administratif courrier et archives (H/F)

Responsabilités

Au sein du Bureau des Relations Usagers (BRU), le/la Gestionnaire administratif courrier et archives exercera l'essentiel de ses missions au sein de la section "courrier et accueil du public" et de la section "Archives, Inventaire et Numérisation". Selon les besoins, il/elle peut être amené(e) à apporter son soutien de manière ponctuelle dans les autres sections du BRU, notamment les sections accueil du public et standard.

• Trier et distribuer le courrier "arrivée"
• Enregistrer le courrier recommandé dans une application
• Analyser, pré-attribuer et enregistrer (numériser) le courrier réservé
• Affranchir le courrier "départ"
• Recevoir et tamponner les actes au titre du contrôle de légalité
• Accuser réception des courriers et courriels usagers dans le cadre de la démarche "Qual-e-Pref"

Archives, Inventaire et Numérisation

• Maitriser la réglementation des archives et des normes archivistiques (circulaires SIAF, tableaux de gestion, etc).
• Maitriser les concepts archivistiques : procédures de versement et de destruction.
• Appuyer les services dans la tâche d’archivage (méthode et accompagnement) tout au long du cycle de vie des archives : archives vivantes, archives intermédiaires et archives définitives.
• Assurer le maintien d’une politique d’archivage dans les services.
• Réaliser l’inventaire du mobilier de la Préfecture de région Ile de France, de l’immeuble "Noirmoutier", des DRIEETS et de la DRAC en appui avec la cheffe de section.

Conditions particulières d'exercice

• Déplacements réguliers vers la DRAC IDF
• Déplacements ponctuels vers les sites de la DRIEETS, de Noirmoutiers, et des UDAP d'Ile-de-France
• Disponibilité, réactivité, discrétion, polyvalence, flexibilité horaire

Profil recherché

• Connaissances techniques
  • Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique à acquérir
  • Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique requis
• Savoir-faire
  • Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
  • Savoir s'organiser : niveau pratique à acquérir
  • Savoir appliquer la réglementation : niveau pratique requis
• Savoir-être
  • Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
  • Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
  • Savoir communiquer : niveau maîtrise requis