Gestionnaire administratif courrier et archives
Identifiant (email, de type )
Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)
Gestionnaire administratif courrier et archives
Description du poste
Fonction publique d'Etat
Catégorie C (employé)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Domaine et métier
Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager
Vos activités principales :
Au sein du Bureau des Relations Usagers (BRU), le/la Gestionnaire administratif courrier et archives exercera l'essentiel de ses missions au sein de la section “courrier et accueil du public” et de la section “Section Archives, Inventaire et Numérisation”.
Selon les besoins, il/elle peut être amené(e) à apporter son soutien de manière ponctuelle dans les autres sections du BRU, notamment les sections accueil du public et standard.
Section courrier et accueil du public :
- Trier et distribuer le courrier “arrivée”
- Enregistrer le courrier recommandé dans une application
- Analyser, pré-attribuer et enregistrer (numériser) le courrier réservé
- Affranchir le courrier “départ”
- Recevoir et tamponnner les actes au titre du contrôle de légalité
- Accuser réception des courriers et courriels usagers dans le cadre de la démarche “Qual-e-Pref”
Section Archives, Inventaire et Numérisation :
- Maitriser la réglementation des archives et des normes archivistiques (circulaires SIAF, tableaux de gestion, etc).
- Maitriser les concepts archivistiques : procédures de versement et de destruction.
- Appuyer les services dans la tâche d’archivage (méthode et accompagnement) tout au long du cycle de vie des archives : archives vivantes, archives intermédiaires et archives définitives.
- Assurer le maintien d’une politique d’archivage dans les services.
- Réaliser l’inventaire du mobilier de la Préfecture de région Ile de France, de l’immeuble “Noirmoutier”, des DRIEETS et de la DRAC en appui avec la cheffe de section.
Conditions particulières d'exercice
Spécificités du poste:
- Déplacements réguliers vers la DRAC IDF
- Déplacements ponctuels vers les sites de la DRIEETS, de Noirmoutiers, et des UDAP d'Ile-de-France
- Disponibilité, réactivité, discrétion, polyvalence, flexibilité horaire
Descriptif du profil recherché
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel: niveau pratique à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau pratique requis
Savoir-faire
- Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
- Savoir s'organiser: niveau pratique à acquérir
- Savoir appliquer la réglementation: niveau pratique requis
Savoir-être
- savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
- avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
- savoir communiquer: niveau maîtrise requis
Informations complémentaires
Préfecture d'Ile-de-France- Préfecture de Paris
5 rue Leblanc 75015 PARIS
Accès métro ligne 8 Station Lourmel ou Balard
RER C arrêt Pont du Garigliano
La préfecture de région dispose d'un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo
Rechargement de voitures électriques dans le parking
Durée attendue sur le poste: 3 ans
Mme. Magali MASSA, cheffe du SGSO :
Mme Magali GRETTEAU, cheffe du service des ressources humaines :
Mme Ikbale QAOUSS, adjointe à la cheffe du BRU :
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à l'adresse:
Fondement juridique du recrutement
Titre III du Livre III du code général de la fonction publique
2° de l'article L332-2
Télétravail possible
Localisation du poste
Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)
Préfecture de région d'Île- de-France (PRIF) Préfecture de Paris 5 rue Leblanc 75015 PARIS
Prefecture d'ïle-de-France- Préfecture de Paris
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
- Nice (Centre Administratif Départemental des Alpes-Maritimes)