Gestionnaire administratif - Chargé des assemblées

Missions

En collaboration avec les autres gestionnaires du service Administration générale :

• Suivi des actes (arrêtés, décisions du président, délibérations) et de l’organisation des instances (commissions, bureaux, conseils) ;
• Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général.

Activités principales

• Contrôle des actes saisis par les services : vérification des dossiers, cohérence interne des pièces du dossier et externe avec actes existants, rédaction des dossiers de l’AG ; échanges avec les services et la hiérarchie sur corrections à apporter ;
• Transmission pour validation des dossiers à la hiérarchie et aux élus ;
• Convocation aux commissions, au bureau et au conseil : organisation en lien avec les assistantes des DGA, génération de l’ordre du jour et de la convocation, transmission des pièces aux élus ;
• Transmission pour signature des actes au Président ;
• Transmission au contrôle de légalité ;
• Diffusion et notification des actes ;
• Suivi des documents contractuels inhérents aux actes (conventions, contrats, etc.) notamment suivi des signatures auprès des parties contractantes ;
• Assiste et aide au suivi de la séance du conseil ;
• Rédaction, affichage et diffusion du procès‑verbal ;
• Archivage papier et électronique ;
• Tenue du registre des actes ;
• Recherches d’actes.

Enregistrement informatisé et diffusion du courrier général (papier et électronique)

• Scanne et indexe le courrier, saisie du destinataire et des copies ;
• Transmet l’ensemble du courrier papier aux appariteurs pour distribution.

Qualités requises

• Sens du service public,
• Rigueur,
• Sens de l’organisation,
• Adaptabilité,
• Aisance relationnelle,
• Aisance informatique.

Compétences

• Culture territoriale et connaissances administratives liées aux actes des collectivités.
• Informatiques : bureautique et logiciels gestion du courrier, gestion des actes, transmission des actes au contrôle de légalité, aux élus, parapheur électronique.

Conditions d’emploi

• Poste à temps complet : 37h30 sur 5 jours
• Au siège à Torcy
• Rémunération statutaire, CNAS, CET, restaurant d'entreprise, amicale du personnel, participation mutuelle, prévoyance.

Remplacement ponctuel des agents d’accueil.