Gestionnaire administratif (CDD 7 mois) - H/F

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique. La Délégation régionale Inserm Nord-Ouest assure la représentation de l’établissement sur la circonscription des Hauts-de-France et de la Normandie et coordonne les activités de soutien administratif auprès de la trentaine d’Unités de recherche et/ou de service, regroupant près de 450 personnels, permanents et non permanents, employés par l’Inserm au sein d’une communauté scientifique de près de 2000 agents.

Le Poste

• Seconder l’équipe des gestionnaires ressources humaines dans le suivi administratif des agents Inserm, fonctionnaires et contractuels, des laboratoires de recherche de la circonscription.
• Assister l’équipe formation dans l’organisation administrative, logistique et budgétaire des actions de formation inscrites au plan régional de formation.

Activités Principales

• Réaliser le suivi administratif des agents auprès de la médecine du travail.
• Planifier les rendez‑vous de visites médicales en lien avec les services de santé au travail.
• Envoyer les convocations aux agents fonctionnaires et contractuels.
• Informer le service prévention des visites médicales ayant fait l’objet de préconisations.
• Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des visites médicales.

Suivi administratif de la carrière des agents

• Créer et mettre à jour les situations administratives des agents dans le système d’information RH de l’établissement (création d’agent, adresse, RIB, charges de familles, remboursement transport…).
• Etablir des actes de gestion relatifs à la carrière des personnels fonctionnaires et contractuels (absence, temps partiel, cessation de fonction…).
• Participer aux classements physiques et dématérialisés des dossiers administratifs des personnels.

Organisation administrative des actions de formation continue

• Communiquer auprès des structures de recherche sur les calendriers de formation.
• Recenser les demandes de formation et s’assurer de leur validation par les supérieurs hiérarchiques.
• Constituer les sessions de stagiaires, générer les convocations, les feuilles de présence et les questionnaires d’évaluation.
• Organiser la logistique des sessions de formation en fonction du dispositif (elearning / présentiel).
• Procéder à l’engagement des dépenses de formation : établissement des bons de commande, s’assurer du service fait, validation des ordres de missions.
• Assurer la mise à jour du système d’information RH de l’établissement.

Profil Recherché

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, secrétariat ou ressources humaines. Une première expérience sur un poste administratif serait appréciée.

Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie électronique) et êtes à l’aise avec les outils informatiques.

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et savez gérer plusieurs tâches en parallèle. Vous avez le sens du service, un bon relationnel et appréciez le travail en équipe.

Vous savez faire preuve de discrétion et respectez la confidentialité des informations traitées.

La connaissance de l’environnement public serait un plus.