Gestionnaire administratif - Appel à projets et suivi de projets (Siège) - H/F

Description

Mission principale

Sous la responsabilité de la responsable du département « financement et suivi de projets », la personne recrutée réalise, de manière polyvalente, des actes administratifs dans le cadre des appels à projets et de suivi de projets, en lien étroit avec la coordinatrice suivi de projets, la juriste, la chargée d’appui financier, et les chargés de mission.

Activités principales

• Aide administrative à la gestion d’un appel à projets (6 à 7 appels à projets/an)
• Enrichissement de la base Access issue d’EVA3, suite au dépôt de dossiers des candidats, en lien avec la responsable du Pôle Fresh et la juriste
• Etude d’éligibilité administrative des dossiers de candidature
• Participation aux réunions pour l’évaluation administrative des dossiers
• Rédaction, mise en forme et envoi de courriers aux candidats non sélectionnés
• Gestion des déplacements des experts scientifiques (commande de billets, remboursement de frais) et rémunération d’expertises (honoraires) dans le module Notilus et interface SIFAC+ (bons de commande)
• Participe à la rédaction de procédures relevant de son périmètre

Suivi administratif et financier de projets financés

• Saisie des bons de commandes pour versement des tranches de financement (T1 et soldes) des projets lauréats, aux organismes de gestion, en lien avec le pôle finances de l’ADS
• Suivi de remise et analyse des bilans financiers, relances
• Suivi des dépôts des factures avec les organismes de gestion et paiements dans RESANA en lien avec le service facturier
• Traitement des demandes relatives aux versements de trop perçus en lien avec le service facturier et l’agent comptable principal
• Mise à jour des tableaux de suivi Excel des projets financés
• Organisation de réunions avec les chercheurs et gestionnaires, participation aux cafés du BPRP et aux réunions et séminaires des gestionnaires
• Participe à l’organisation de Webinaires à destination des chercheurs et équipes de gestion

Activités secondaires

• Participer à l’amélioration des procédures internes et de l’organisation de l’Institut
• Contribution à la mise en visibilité des résultats de recherche

Spécificité(s) et environnement du poste

• Pas de contrainte particulière

Profil recherché

Connaissances

• Maitrise des logiciels informatiques (SAP, PDF, Excel, Access, messagerie) et Internet
• La connaissance de l’outil SIFAC+ ou SIFAC serait un plus
• La connaissance des administrations publiques serait un plus

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe
• Savoir gérer ses priorités
• Savoir hiérarchiser les dossiers (suivi, mise à jour…)
• Gérer la confidentialité des informations

Aptitudes

• Rigueur, implication, polyvalence
• Sens de l'organisation
• Aisance relationnelle (échanges nombreux par téléphone et mails)
• Réactivité
• Motivation, esprit d’initiative
• Sens de la hiérarchie

Expérience(s) souhaité(s)

• Expérience en assistanat

Niveau de diplôme et formation(s)

• Bac +2 en gestion administrative, ou autres diplômes