Gestionnaire administratif : admissions et dossiers transversaux H/F

Gestion et pilotage des admissions et inscriptions

• Participer au pilotage des campagnes d’admission via les plateformes Parcoursup et Mon Master, en assurant leur paramétrage et en répondant aux demandes d’information des utilisateurs.

• Produire les tableaux de suivi destinés aux instances de l’UBE, en garantissant la qualité et la fiabilité des données.

• Assurer la transmission des informations aux composantes et suivre rigoureusement les retours.

• Réaliser les extractions de données nécessaires au suivi statistiques.

Gestion administrative des dossiers étudiants

• Assurer le suivi administratif des dossiers individuels et la réponse aux étudiants, notamment pour les césures, exonérations, validations d’études supérieures (VES), dérogations…, en garantissant le respect des procédures et en lien avec les composantes.

• Organiser la logistique des commissions (planification, réservation de salles, préparation et transmission des dossiers), et notifier les décisions aux étudiants dans les délais impartis.

• Suivre les demandes en cours et produire des statistiques à des fins de pilotage.

Coordination du dossier spécifique : CPGE

• Assurer la liaison avec les établissements partenaires pour la gestion des inscriptions et validations d’études supérieures (VES), en veillant à la bonne communication et au respect des échéances.

• En collaboration avec les composantes, assurer la désignation des enseignants-chercheurs amenés à siéger aux commissions d’admission et d’évaluation organisées au sein des lycées.

• S’assurer du paramétrage et la mise à jour des procédures sur la plateforme eCandidat pour les VES, en assurant une communication claire auprès des utilisateurs.

Gestion de dossiers transversaux et ponctuels

En étroite collaboration avec la Responsable de service et son Adjoint :

• Prendre en charge la gestion de dossiers transversaux ou ponctuels,

• Assurer si besoin la rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus des conseils centraux (CP-CFVU-CAC)

Baccalauréat au minimum dans le domaine secrétariat, gestion administrative

Expérience souhaitable en gestion administrative

Connaissances

• Connaître l'environnement professionnel (université, organisation des études, services de scolarité)

• Maîtriser les outils bureautiques (Word – Excel…)

• Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat

• La maîtrise ou la connaissance de Parcoursup / Mon Master serait un plus

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint

• Savoir rendre compte

• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie

• Savoir travailler en équipe

• Savoir analyser et gérer les demandes d’information

• Savoir gérer des informations et des données

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation

• Autonomie, rigueur, fiabilité et sens du détail

• Sens relationnel

CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE

• Prise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026

• Fin de contrat prévisible : 31/08/2027

• CDD 1 an, renouvelable, catégorie B

• Temps complet

• Télétravail possible après période d’intégration

• Rémunération : 1870 à 2067€ brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel