Gestionnaire administratif accueil et scolarité transversale H/F

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société. Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences.

Mission

La mission des services de scolarité est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales. La responsabilité des gestionnaires administratifs est importante : ils véhiculent l’image de l’iaelyon ainsi que celle de l’université vis-à-vis de nos partenaires extérieurs.

Votre mission

• Gestion administrative de diplômes de formation initiale.

Accueil / Information

• Accueillir, informer et orienter les étudiants, le public, les intervenants, les professionnels et les partenaires.

Gestion de scolarité

• Assurer le secrétariat et l'accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser.
• Retranscrire des informations orales à l'écrit.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Classer et archiver des documents.
• Saisir les éléments pour l'établissement de documents statistiques.

Soutien logistique et communication

• Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
• Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.
• Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs.
• Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement et sorties pédagogiques.
• Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l’école.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure.

Écosystème de travail

Au sein de l'iaelyon au Service de scolarité, vous serez amené(e) à travailler sous la supervision directe du Responsable de scolarité et de Directrice Administrative et Financière. Vous collaborerez également de façon étroite avec les autres services de l’école et de l’Université Jean Moulin Lyon 3.

Profil

Compétences Opérationnelles Et Comportementales

• Connaissances des politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.
• Environnement et réseaux professionnels.
• Techniques d'élaboration de documents.
• Culture internet.
• Techniques de communication.
• Techniques d'accueil téléphonique et physique.
• Connaissance des procédures de certification.
• Connaissance de l'ensemble des diplômes de l'iaelyon.
• Connaissance du régime des études et examen de chaque programme.
• Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel.
• Niveau d’anglais intermédiaire.
• Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
• Savoir travailler avec des partenaires différents : enseignants, responsable hiérarchique direct, mais également avec les différents collègues et les « extérieurs », selon des contraintes calendaires serrées.
• Autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
• Travail en équipe.
• Priorisation des tâches.
• Organisation et rigueur.

Diplôme(s) souhaité(s)

Minimum Bac.

Expérience souhaitée

Une expérience équivalente sur les missions ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche.

Connaissances & outils

Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).

Informations pratiques

Service recruteur : iaelyonDate de prise de poste : 1er septembre 2026Localisation du poste : iaelyon School of Management – 6 Cours Albert Thomas 69008 LYONTemps de travail hebdomadaire : 37h05Quotité de travail : 100% du temps de travail effectué en gestion de scolaritéContrat et durée : CDD 12 mois renouvelableFilière / Grade : Catégorie CRémunération mensuelle brute : 1954€ brut + prime annuelleLe poste est ouvert aux personnels contractuels

Processus de candidature

Merci d'envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) avant le 6 juillet 2026.