Gestionnaire administratif
Intitulé du poste
Gestionnaire administratif
Description du poste
Vous interviendrez au sein du bureau de la communication et de la prospective rattaché à la direction de la stratégie et du pilotage.
- Participer à la démarche d’attractivité des métiers
- Assurer la gestion administrative de l’évènement Vis mon job (une fois par an).
- Gérer les apprentis et stagiaires : publication des offres de stages/apprentissages, diffusion des candidatures aux services en amont (recrutement) et en aval (constitution et actualisation des dossiers).
- Appuyer l’organisation des forums d’emploi (chiffrage, organisation).
- Participer à l’organisation des dispositifs d’accueil des nouveaux recrutés
- Veiller à la bonne application du parcours d’accueil des nouveaux arrivants (agents, apprentis, stagiaires).
- Gérer l’administration de la journée des nouveaux arrivants (2 fois par an).
- Garantir la prise en compte des demandes d’actualisation du trombinoscope numérique et la mise à jour régulière sur l’Intranet.
- Contribuer aux événements internes et aux actions de valorisation de l’activité
- Créer les formulaires et gérer les inscriptions pour les événements internes.
- Soumettre les demandes de devis.
- Contribuer à la réflexion sur les contenus diffusés sur les écrans dynamiques.
- Participer, aux côtés des membres du bureau, à toute action de soutien administratif ou logistique liée au bureau de la communication (inventaire et distribution de goodies).
Composition et effectifs du service: la DSP est organisée en 4 bureaux : le pôle secrétariat de direction, le bureau du pilotage, le bureau des affaires intérieures et le bureau de la communication et de la prospective.
Le bureau de la communication compte 5 agents : 1 chargé de communication, 1 apprenti chargée de communication, 1 gestionnaire administratif polyvalent, 1 chargé(e) de mission en innovation RH et partenariats et 1 cheffe de bureau, directrice adjointe de la stratégie et du pilotage.
Liaisons hiérarchiques
Responsable du bureau de la communication, directrice adjointe (N+1). Directrice de la stratégie et du pilotage (N+2).
Liaisons fonctionnelles
- Lien avec les directions de la préfecture de zone SGAMI Ouest.
- Lien avec les bureaux de la DSP.
- Lien avec les agents de la préfecture de zone SGAMI Ouest.
Conditions particulières d'exercice
- Organisations, curiosité, sens des relations humaines, adaptabilité.
- Permis B.
- Appétence pour la gestion administrative et les outils numériques (Intranet, logiciels de création de formulaire type framaform ou grist, tableur).
- Participation employeur à la mutuelle.
- Coût d’accès à l’amicale de la structure (ouvert à tous moyennant une participation annuelle).
- Situation géographique : 8 minutes à pied de la ligne B du métro.
Liste des pièces requises pour déposer une candidature
- voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à l’adresse ci-dessous :
- CV.
- Lettre de motivation.
Descriptif du profil recherché
- Connaissances techniques : maitrise du fonctionnement professionnel, maîtrise des outils informatiques-bureautiques.
- Savoir-faire : travail en équipe, organisation, rédaction.
- Savoir-être : adaptation, expression orale, communication.
Durée attendue sur le poste : 1 an.
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
Informations complémentaires
Activités du service : gestion administrative des apprentis et stagiaires, communication institutionnelle et interne de la préfecture de zone SGAMI Ouest, conception de projets de transformation, mise en œuvre et pilotage de la démarche QVCT, représentation aux forums d'emploi et événements, innovation RH, gestion administrative des apprentis et stagiaires.
Localisation : SGAMI Ouest – DSP – Bureau de la communication, 28 Rue de la Pilate, CS 40725, 35207 Rennes Cedex 2.
Fondement juridique du recrutement
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2.