Gestion Commission Ressources Humaines du Pôle MIPS et gestion administrative et financière de [...]

Mission principale

Réaliser des actes de gestion courante (commandes, gestion de déplacements) et des tâches administratives (secrétariat, communication) pour le pôle MIPS et l’IMAG

Activités

Activités :

• Assister le responsable de la commission RH du pôle

• Assurer la gestion des campagnes RH en lien avec les services de la DRH de l’UM

• Participer à la gestion administrative et financière du pôle

• Assurer la gestion financière de la commission RH en appliquant les procédures dédiées

• Contribuer à l’organisation matérielle et logistique de manifestations scientifiques et à destination du grand public (colloques, séminaires, journées scientifiques, …)

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, et des intervenant.es et du public lors des évènements du pôle

• Gérer les agendas et contrôler les échéances

• Rédiger des courriers, des compte-rendu

• Exploiter des données au moyen d’extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines

Activités secondaires :

• Participer à la gestion administrative et financière de l’école doctorale, notamment dans le cadre d’une continuité de service, sous la responsabilité du directeur de l’école doctorale

• Assurer l’organisation administrative et logistique des commissions de recrutement: envoi de convocations, réservation de salles, suivi de dossiers, …

• Effectuer la diffusion de supports électroniques et papier

• Assurer la gestion financière des plateformes technologiques du pôle, notamment dans le cadre d’une continuité de service, sous la responsabilité du directeur de l’UAR ICS.

IMAG

• Procéder aux opérations de dépenses du laboratoire sur SIFAC et sur la plateforme Havas (réservations de titres de transport, réservations d’hôtels, élaboration des bons de commande fonctionnement) dans le respect des règles en vigueur au sein des établissements

• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion (remboursement de missions)

• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données et tableaux de bord

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des mails

• Répondre aux demandes d'informations internes et externes

• Traiter et diffuser l'information en interne et en externe

• Classer et archiver des documents

Spécificité / Contraintes du poste

• Poste mutualisé entre 2 structures localisées sur 2 campus de l’Université de Montpellier (Campus Saint Priest et Campus Triolet)

• Présence sur des périodes ciblées (par exemple événement scientifique)

• Variabilité éventuelle des horaires de travail.

• Contraintes liées au respect des calendriers des campagnes RH et des instances, aux échéances de la gestion financière et comptable.

Savoirs

• Organisation et fonctionnement des EPSCP

• Techniques de communication

• Gestion budgétaire et comptabilité publique

• Techniques de gestion administrative

• Utilisation des logiciels de gestion (SIFAC)

• Statuts de la fonction publique

• Environnement et réseaux professionnels

• Techniques d’élaboration de documents

• Connaissances RH

• Outils et technologies de base en multimédia

• Technique de présentation écrite et orale

• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire

• Rédiger des messages/supports adaptés aux différents publics

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Travailler en relation partenariale

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité

• Maîtriser les techniques d’accueil et de communication

• Rédiger des courriers et compte-rendu

• Capacité d’analyse et de synthèse

• Gérer les situations d’urgence

Savoir-être

• Sens de l'organisation

• Rigueur / Fiabilité

• Sens relationnel / Sens de la communication

• Discrétion et sens de la confidentialité

• Esprit d\'équipe

• Capacité d’initiative

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

> Dispositifs de développement des compétences: accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

> Soutien à la parentalité: club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération : 2025€ bruts mensuels, dont 140€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Octobre

Type de contrat : CDD de catégorie B

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 06/09/2026

L'université sera fermée du 25 juillet au 19 août inclus.