Executive et Personal Assistant du Président et Vice-Président (H/F)

1. Assistance exécutive et organisation professionnelle

• Assurer l'assistanat quotidien du Président et du Vice-Président.
• Gérer leurs agendas respectifs, en intégrant les rendez-vous professionnels, personnels et les engagements extérieurs.
• Organiser et coordonner les déplacements professionnels, réunions, séminaires, événements et rendez-vous institutionnels.
• Préparer les dossiers, notes, présentations, comptes rendus et documents nécessaires à leurs différentes interventions.
• Filtrer, traiter et prioriser les appels téléphoniques et les courriels.
• Anticiper les besoins, identifier les urgences et proposer des solutions adaptées aux contraintes de chacun.
• Veiller à la bonne organisation de leurs journées et à l'optimisation de leur emploi du temps.

2. Gestion des affaires personnelles et privées des dirigeants

• Prendre en charge la gestion administrative et opérationnelle de dossiers personnels et privés confiés par les deux dirigeants.
• Assurer le suivi de démarches personnelles, administratives, patrimoniales, immobilières ou logistiques.
• Gérer des dossiers et affaires privées pouvant être totalement indépendants de l'activité, de l'objet social et des intérêts du Groupe ESRA.
• Effectuer les recherches nécessaires, solliciter des prestataires, demander des devis et organiser les interventions.
• Assurer les prises de rendez-vous, réservations, déplacements et autres organisations à caractère privé.
• Être l'interlocuteur privilégié des différents prestataires et intervenants dans le cadre des missions confiées.
• Assurer le suivi des demandes et relancer les interlocuteurs jusqu'à leur résolution.
• Gérer les documents et correspondances relatifs à ces dossiers dans le respect de leur caractère strictement confidentiel.

3. Coordination et suivi des dossiers stratégiques et opérationnels

• Coordonner les échanges avec les différentes directions du Groupe (RH, administrative, pédagogique, financière, communication, etc.).
• Faire le lien entre la Présidence, la Direction et les différents interlocuteurs internes et externes.
• Suivre les échéances, effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des délais.
• Mettre à jour les outils de suivi et assurer un reporting régulier sur l'avancement des dossiers.
• Veiller à la bonne transmission des informations et à la mise en œuvre des décisions prises.

4. Organisation et coordination des réunions

• Élaborer et gérer le calendrier des réunions des deux dirigeants.
• Coordonner les disponibilités des différents interlocuteurs.
• Préparer les ordres du jour et collecter les éléments nécessaires auprès des services concernés.
• Organiser les réunions internes, externes et interservices.
• Assurer, si nécessaire, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.

5. Gestion de l'accueil et des sollicitations de la Direction

• Accueillir les visiteurs et interlocuteurs souhaitant rencontrer les dirigeants.
• Gérer les appels entrants et assurer leur filtrage.
• Identifier le caractère urgent ou confidentiel des demandes.
• Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne gestion des sollicitations adressées à la Présidence et à la Direction.

Confidentialité et relation de confiance

Compte tenu de la nature des fonctions exercées, le poste implique un niveau particulièrement élevé de confidentialité et de discrétion professionnelle.

À ce titre, le salarié devra :

• Garantir la confidentialité absolue des informations professionnelles et personnelles auxquelles il a accès.
• Faire preuve de discernement dans la gestion des informations et des sollicitations.
• Respecter strictement le caractère privé des affaires personnelles des dirigeants.
• Adopter une posture professionnelle fondée sur la loyauté, la confiance, la disponibilité et la discrétion.

Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT
• Titre restaurant

Lieu du poste : En présentiel