Executive Assistant to the Leadership Team #1806CG

We are seeking an experienced Executive Assistant to provide high-level administrative and coordination support to the leadership team. This role is ideal for a proactive, discreet, and highly organized professional who can manage complex schedules, prepare materials, coordinate meetings, and keep leadership activity running smoothly. You will be trusted with sensitive information and will play an important role in supporting efficient decision-making across the business.

Nous recherchons un Assistant de Direction expérimenté pour fournir un soutien administratif et de coordination de haut niveau à l’équipe de direction. Ce poste convient à un professionnel proactif, discret et très organisé, capable de gérer des agendas complexes, préparer des documents, coordonner des réunions et assurer le bon déroulement des activités de direction. Vous serez amené à traiter des informations sensibles et jouerez un rôle important dans l’efficacité de la prise de décision.

Key Responsibilities

• Provide daily executive support to senior leaders, including calendar management, meeting coordination, travel planning, and expense administration
• Prepare agendas, presentations, briefing materials, reports, and follow-up notes for leadership meetings
• Coordinate internal and external meetings with clients, advisors, auditors, regulators, vendors, and business partners
• Track leadership actions, deadlines, and key deliverables to ensure timely follow-through
• Handle confidential information with discretion and maintain accurate records of sensitive documentation
• Support board meetings, committee sessions, leadership workshops, and internal governance forums
• Manage travel logistics, accommodation, itineraries, visas, and related administrative requirements
• Act as a point of contact between leadership and internal teams, ensuring clear communication and coordination
• Support special projects, office initiatives, and business administration tasks as needed
• Improve administrative processes, templates, filing systems, and executive support workflows

Responsabilités principales

• Fournir un soutien quotidien aux dirigeants, notamment la gestion des agendas, la coordination des réunions, l’organisation des déplacements et l’administration des notes de frais
• Préparer les ordres du jour, présentations, documents de briefing, rapports et comptes rendus de suivi pour les réunions de direction
• Coordonner les réunions internes et externes avec les clients, conseils, auditeurs, régulateurs, fournisseurs et partenaires business
• Suivre les actions, échéances et livrables clés de l’équipe de direction afin d’assurer un suivi dans les délais
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et maintenir des dossiers exacts pour les documents sensibles
• Soutenir les réunions du conseil, comités, ateliers de direction et instances de gouvernance interne
• Gérer la logistique des déplacements, hébergements, itinéraires, visas et besoins administratifs associés
• Agir comme point de contact entre la direction et les équipes internes, en assurant une communication claire et une bonne coordination
• Soutenir les projets spéciaux, les initiatives de bureau et les tâches d’administration business selon les besoins
• Améliorer les processus administratifs, modèles de documents, systèmes de classement et flux de soutien exécutif