Executive Assistant des co-CEO F/H

Véritable bras droit organisationnel des dirigeants, vous jouez un rôle central dans la coordination de leurs activités et dans la gestion administrative, juridique et opérationnelle de nos sociétés.

Au-delà d'un rôle classique d'assistanat, vous contribuez à fluidifier l'exécution des projets, à structurer les priorités et à simplifier le quotidien des dirigeants.

Vous êtes un point de contact de confiance pour nos partenaires, conseils, investisseurs, prestataires et équipes.

Ce poste offre une exposition directe à des sujets variés liés à l'investissement, l'immobilier, la gouvernance d'entreprise et la gestion patrimoniale.

Vos responsabilités

Assistance de Direction des Co-PDG

• Gestion proactive des agendas et des priorités des dirigeants
• Organisation des réunions internes et externes
• Préparation des dossiers, supports et éléments de décision
• Gestion et suivi des courriers, emails et demandes diverses
• Organisation des déplacements professionnels et personnels
• Rédaction de comptes rendus, synthèses et notes de suivi
• Anticipation des échéances et des besoins des dirigeants
• Coordination des interlocuteurs internes et externes
• Gestion de sujets personnels ou patrimoniaux confiés par les dirigeants

Pilotage et suivi des priorités

• Préparation et coordination des réunions stratégiques
• Structuration des plans d'action issus des réunions
• Suivi de l'avancement des décisions prises
• Relance des parties prenantes concernées
• Coordination de projets transverses confiés par les dirigeants
• Production de synthèses permettant de faciliter la prise de décision
• Contribution à l'amélioration continue de l'organisation des sociétés

Coordination Administrative et Financière

• Suivi administratif des différentes sociétés
• Gestion documentaire et archivage
• Émission et suivi de la facturation
• Suivi des règlements et encaissements
• Participation à la tenue administrative et comptable des sociétés via Pennylane
• Coordination avec les experts-comptables et partenaires financiers
• Mise à jour des tableaux de bord et reportings
• Préparation des éléments nécessaires aux prises de décision des dirigeants

Gestion Immobilière et Patrimoniale

• Suivi administratif des actifs immobiliers
• Relation avec les locataires, prestataires et partenaires
• Gestion des loyers, quittances et échéances
• Suivi des contrats et assurances
• Coordination des interventions et travaux lorsque nécessaire
• Participation au suivi des investissements patrimoniaux

Support Juridique et Gouvernance

• Organisation et préparation des assemblées générales
• Suivi des formalités juridiques courantes
• Mise à jour des registres et documents sociaux
• Coordination avec les avocats, notaires et conseils
• Veille au respect des obligations administratives et réglementaires
• Suivi des échéances de gouvernance des sociétés

Outils, IA et amélioration continue

• Utilisation des outils numériques et d'intelligence artificielle pour améliorer l'efficacité du poste
• Participation à l'automatisation progressive des processus administratifs
• Recherche de solutions permettant de gagner en productivité et en qualité d'exécution
• Contribution à la structuration des outils et méthodes de travail de la holding

Ce que nous offrons

• Une proximité directe avec les dirigeants
• Une exposition à des sujets stratégiques variés
• Une grande autonomie dans l'organisation du poste
• Un environnement entrepreneurial stimulant
• Une forte courbe d'apprentissage
• La possibilité d'évoluer progressivement vers un rôle élargi de Chief of Staff