ENSOSP- Gestionnaire administratif (DVAI)

ENSOSP - Gestionnaire administratif (DVAI)

Fonction publique d'État. Catégorie C (employé). Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels.

Description du poste

Le Service de la gestion administrative des intervenants de l'ENSOSP recherche un(e) Gestionnaire administratif - GROUPE RIFSEEP : 2. Département des études – Division de la vie des apprenants et des intervenants - Service de la gestion administrative des intervenants.

Activités principales

• Réceptionner et gérer les candidatures des intervenants extérieurs
• Mettre à jour le tableau de suivi des candidatures
• Transmettre les candidatures aux coordonnateurs discipline
• Suivre les campagnes de recrutement annuelles ou spécifiques
• Gérer les courriers de réponse aux intervenants à l’issue de la commission des coordonnateurs discipline
• Suivre et contrôler la constitution des dossiers des nouveaux intervenants
• Répondre aux sollicitations des intervenants
• Dématérialiser et mettre à jour les pièces administratives sur Formaltis
• Participer à la fiabilisation de Formaltis
• Participer au contrôle qualité des salles de cours
• Participer à l’archivage des dossiers

Activités secondaires

• Accueillir les intervenants
• Remettre les badges des salles de cours
• Convoquer, désister, annuler ou démobiliser un intervenant sur Formaltis
• Affecter une salle de cours ou de réunion à la demande

Conditions particulières d'exercice

• Temps et horaires de travail : 38 heures/semaine avec horaires variables
• Service au cœur du process de l’école, à très forte transversalité, assurant un rôle de contrôle, d’information et de soutien auprès des départements
• Permanence de l’accueil : 1 à 2 jours/semaine de 7h45 à 18h
• Relances récurrentes aux intervenants en lien avec leur dossier administratif; nombreuses sollicitations de la part des intervenants et du personnel de l’école
• Le télétravail soumis à l’acceptation du supérieur hiérarchique
• Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles
• Adhésion au CNAS et possibilité d'adhésion à l’amicale des personnels
• Prise en charge d’une partie de la restauration (restaurant administratif sur place)

Compétences attendues

• Connaissances techniques : compétences en informatique bureautique niveau pratique requis
• Connaître l'environnement professionnel niveau pratique
• Savoir travailler en équipe niveau pratique requis
• Savoir rédiger niveau pratique requis
• Savoir s'organiser niveau pratique requis
• Savoir analyser niveau pratique requis
• Avoir le sens de l'organisation niveau pratique requis
• Savoir accueillir niveau pratique requis
• Savoir s'adapter niveau pratique requis
• Savoir communiquer niveau pratique requis

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.