ENSOSP- Assistant(e) de gestion administrative des formations de santé de l'Ensosp (DESAN) (H/F)

La département des formations de santé de l'École nationale des officiers de sapeurs-pompiers recherche un(e) Assistant(e) de gestion administrative des formations-GROUPE RIFSEEP 2

Vos activités principales

• 1. Gestion administrative des formations de santé
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion des dossiers d’inscription
• Saisie dans le logiciel Formaltis
• Examen de la recevabilité des pièces constitutives des dossiers d’inscription
• Courriers divers: relances, refus, convocations et attestations de stage (via Formaltis)
• Classement et archivage ;
• Renseignement et mise à jour de divers tableaux de bord.
• Délivrer au SIS les attestations de présence des stagiaires.
• Organisation logistique sur site et à l’extérieur
• Listes des stagiaires, feuilles d’émargement et de restauration/hébergement, badges.
• 2. Gestion de la plateforme d’enseignement à distance:
• Assurer l’inscription des stagiaires sur la plateforme de formation ouverte et à distance (FOAD)
• Assurer le suivi des comptes de connexions sur les modules FOAD des formations
• Contribuer à la mise à jour des actions de formations en FOAD sous le pilotage du responsable de formation.

Activités secondaires

• Gestion du secrétariat du département santé en l’absence de l'assistante du chef de département
• Gestion du courrier arrivée/départ
• Rédaction des courriers de service
• Gestion des appels téléphoniques ;
• Participation à la vie de l’établissement et à la gestion collective.

Votre environnement professionnel

Activités du service

• Conception, organisation et mise en œuvre des formations de santé

Composition et effectifs du service

13 personnes:

• 1 médecin de SPP
• 1 pharmacien de SPP
• 2 cadres de santé de SPP
• 3 infirmiers de SPP
• 1 capitaine de SPP
• 1 contractuel au service PCS
• 1 assistante du médecin-chef
• 2 assistantes de gestion administrative des formations santé
• 1 technicien/logisticien

Liaisons hiérarchiques

• Chefs de divisions et chefs de services du département santé
• Chef du département santé

Liaisons fonctionnelles

• Services d’incendie et de secours (SIS)
• Sous-directions santé
• Clientèles extérieures dans le domaine de la santé
• Direction générale de la sécurité civile et de la gestion de crises (DGSCGC)
• Transversalité avec d’autres services de l’Ensosp

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Régime horaire: 38 heures hebdomadaires donnant droit à 16 jours ARTT + 29 congés annuels
• Télétravail possible (2 jours/semaine)
• Adhésion au CNAS et possibilité d'adhérer à l’amicale des personnels
• Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles ;
• Prise en charge d’une partie de la protection sociale complémentaire et de la restauration
• Disponibilité, adaptation aux fluctuations du rythme de travail et savoir travailler simultanément sur plusieurs dossiers
• Travail en transversalité et pluri-professionnalité propre au domaine de la santé
• Connaissances des sémantiques pédagogiques et didactiques ;
• Maîtrise du Pack Microsoft Office, utilisation du gestionnaire formation FORMALTIS et de la plateforme ENASIS

Localisation administrative et géographique / Affectation

École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers

Département des études

Division de la vie des apprenants et des intervenants

1070 rue du Lieutenant Parayre

13100 AIX EN PROVENCE

Profil recherché

Dans la posture attendue: rapidité, rigueur, réactivité, discrétion

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique bureautique niveau expert requis
• Connaître l'environnement professionnelniveau maîtrise requis
• Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis
• Avoir des compétences juridiquesniveau maîtrise requis

Savoir-faire

• Savoir s’organiser niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
• Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
• Savoir analyser niveau maîtrise requis
• Savoir s'organiser niveau maîtrise requis

Savoir être

• Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
• Savoir communiquer niveau maîtrise requis
• Savoir s’exprimer oralement niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Date de mise à jour de la fiche de poste: 20/10/2026

Vos perspectives: Les compétences mises en œuvre permettent d'envisager une évolution vers d'autres emplois au sein de la structure et enrichir son parcours professionnel et préparer des concours ou examens.

Présentation de Ecole Nationale Supérieure des Officiers de Sapeurs-Pompiers

Ecole Nationale Supérieure des Officiers de Sapeurs-pompiers