Education officer & Operational coordination F/H

MISSIONS EDUCATION OFFICER

Suivi de la relation étudiante

• Suivi de la scolarité des étudiants, conformément aux règles de scolarité du programme.
• Réponse aux sollicitations des étudiants soumises dans Zendesk
• Garant.e et référent.e des données transmises dans les outils (publication Rise/communication liée à la scolarité).
• Gestion du classement digital des documents scolaires.
• Veille au respect des règles de vie scolaire en vigueur au sein du programme
• Prendre des décisions concernant les appels d’étudiants
• Organisation et animation des points scolarité, des comités d’appel et aux conseils de discipline.
• Rédaction des comptes rendus, PV, courriers.

Suivi administratif du cursus de l’étudiant

Inscription pédagogique

• Procéder aux inscriptions pédagogiques dans l’outil (cohorte/bloc/modules/groupe de planification) et effectuer les contrôles nécessaires par pointage à l’aide des requêtes.

Suivi des absences

• Contrôler l’assiduité des étudiants sur RISE et appliquer les règles de scolarité en lien avec l’absentéisme.

Suivi des évaluations

• Traiter les grilles de notes de contrôles continus. Identifier les « cas de jury »
• Traiter les demandes de vérifications des notes de contrôles continus post Exam Board

Orientation dans les études

• Assurer la mise en place des OFL en collaboration avec le Gestionnaire d’Application.
• Préparer la communication vers les étudiants. Récupérer les choix et les traiter

Progression dans les études

• Préparer les jurys de fin de semestre (Exam Board)
• Saisir les verdicts dans l’outil. Emettre les Bulletins de notes. Pointer les données
• Préparer et envoyer les courriers de scolarité. Télécharger dans le dossier de l'étudiant
• Générer les documents (attestation de niveau, attestation d’assiduité…)
• Générer les fiches programmes de l’année n+1. Créer l’arborescence dans l’outil

MISSIONS Operational coordination

Mission 1:Référent(e) examens

• Il/elle est le point de contact principal durant les périodes d’examens. À ce titre, il/elle veille au bon déroulement des sessions en s’assurant de la conformité des conditions d’examen (organisation, respect des consignes, gestion des imprévus).
• Il/elle assure également la réception des dossiers d’examen, la gestion logistique des épreuves, ainsi que l’envoi des copies aux correcteurs dans le respect des procédures et des délais.
• Enfin, il/elle accueille et accompagne les surveillants, en facilitant la coordination entre les différentes parties prenantes (étudiants, enseignants, administration).

Mission 2 : Suivi des intervenants/ professeurs

• Il/elle assure le suivi opérationnel des intervenants en garantissant leur présence et la bonne tenue des cours.
• En cas de retard ou d’absence, il/elle met en place des solutions adaptées (réorganisation, communication auprès des étudiants, relais avec les équipes pédagogiques) afin de limiter l’impact sur les programmes.

Mission 3 : Gestion des incidents

• Il/elle intervient en cas de situation problématique en cours (comportement, conflit, etc.).
• Il/elle analyse la situation, apporte une réponse adaptée et, si nécessaire, escalade l’information auprès des équipes concernées tout en veillant à maintenir un cadre d’apprentissage serein.

Mission 4: Support aux admissions et événements campus

• Il/elle apporte un soutien ponctuel aux équipes admissions, notamment lors des périodes de forte activité, en participant à des sessions d’information, des jurys d’admission ou des journées de sélection.
• En parallèle, il/elle contribue à l’organisation et au bon déroulement des événements du campus, tels que les visites, l’accueil des participants et la représentation de l’établissement.