Directeur(trice) des services de greffe au tribunal judiciaire de Chalon-Sur-Saône (H/F)

Le directeur chef de service assiste le directeur de greffe dans l’organisation, la coordination du service d’accueil des usagers, le développement des relations avec les partenaires institutionnels (auxiliaires de justice, autres juridictions du ressort) . Il participe à des réunions et groupes de travail institutionnels.

Ressources humaines / Formation: Le DSGJ assure la gestion du temps de travail des personnels (application charte des temps, gestion des permanences, des congés, des autorisations d’absence et tous autres congés statutaires, des heures supplémentaires et des comptes-épargne temps) . Il évalue les charges de travail, définit les besoins et affecte en conséquence les effectifs au sein des services dont il a la charge ; il anticipe les mouvements prévisibles (mutations, retraites, congés longue durée…) en sollicitant, si besoin, auprès du directeur de greffe, l’affectation de personnels placés et de contractuels. Le responsable de service assiste le directeur de greffe dans la gestion des compétences: il analyse les écarts entre les compétences requises et les compétences observées, établit des fiches de poste à partir du répertoire des métiers et des compétences des greffes, en collaboration avec les agents.

Il assure le suivi de la formation de ses personnels (recensement des besoins, suivi des stages internes et externes) . Il participe à l’organisation de l’accueil des stagiaires (planification des parcours de stage, suivi des stagiaires en lien avec l’ENG, évaluation des stagiaires) . Cette action peut être menée, par le chef de service, à l’échelle de la juridiction.

Logistique / Fonctionnement : Le responsable de service assiste le directeur de greffe pour la conservation et la sécurité des bâtiments et des équipements, la prévention et le suivi de l’hygiène et de la sécurité, la gestion de la sécurité informatique, la gestion et le suivi des matériels, équipements, mobiliers et fournitures ; il veille à la gestion et à la conservation des minutes et des archives, ainsi qu’aux pièces à conviction.

Droit et procédure : En fonction de ses attributions et des services dont il a la responsabilité, le responsable de service peut assurer la vérification des dépens, la réception d’actes (déclaration d’autorité parentale) , la vérification des comptes de tutelles (mineurs ou personnes majeurs placées sous un régime de protection) , la délivrance des certificats de nationalité française et la réception et enregistrement de déclarations de nationalité française et la signature des procurations de vote lors des élections politiques (scrutins locaux ou nationaux) .

Conditions particulières d'exercice

Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels ou aux personnes en recherche d’emploi, mais aux seuls fonctionnaires, agents titulaires de la Fonction Publique.

Groupe RIFSEEP: 4

Profil recherché

Vos principales compétences à mettre en œuvre:

Connaissances:

• Circuits administratifs
• Techniques managériales
• Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
• Organisation judiciaire et administrative
• Outils bureautiques
• Règles hygiène, sécurité et conditions de travail
• Règles budgétaires et comptables

Savoir-faire:

• Analyser des tableaux de bord
• Animer une réunion
• Assurer une veille juridique
• Conduire des entretiens ;
• Encadrer et animer une équipe
• Conduire un projet
• Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
• Maîtriser les nouvelles technologies
• Organiser sa charge de travail
• Travailler en équipe

Savoir-être:

• Sens de l’organisation
• Aisance relationnelle
• Sens des relations humaines
• Etre réactif, disponible
• Etre à l’écoute
• Faire preuve de discrétion
• Faire preuve de pédagogie

Présentation de Direction des Services Judiciaires - Ca Dijon

Le tribunal judiciaire de Chalon-sur-Saône, situé dans le ressort de la cour d’appel de DIJON est composé de 79 fonctionnaires (72 au TJ et 7 au tribunal de proximité du Creusot) et 28 magistrats (21 magistrats du siège, 7 magistrats du parquet) .

Descriptif du service

Le directeur des services de greffe judiciaires (DSGJ) exerce des fonctions d’encadrement, de direction, d’administration, de conception, d’animation et de coordination dans les greffes des juridictions. Il exerce des attributions judiciaires qui lui sont conférées par les lois et règlements, par le code de l'organisation judiciaire, le code du travail et les textes particuliers.

Le directeur responsable de service organise et coordonne les services placés sous son autorité: gestion des attributions, préparation d’un organigramme ; il contrôle les activités déléguées, anime l’équipe, conduit des réunions périodiques d’information et de travail, gère et arbitre les conflits. Il contrôle et évalue l’activité de ces services: il met en place des outils d’évaluation qualitatifs et quantitatifs ; il fixe des objectifs et évalue les résultats par rapport aux objectifs fixés et aux flux ; il définit des actions correctives ; il expertise et établit des états des lieux. Il rédige des rapports, notes et courriers divers, élabore et assure la tenue des tableaux de bord, analyse des données statistiques de la juridiction, assure la gestion et le suivi des frais de justice.