DIPN59 - Gestionnaire de proximité au secrétariat Etat-Major (H/F)

Activités principales

• Gestion de la messagerie fonctionnelle (ventilation, suivi des messages, archivage)
• Traitement des appels téléphoniques
• Traitement du courrier (enregistrement dans MAARCH, ventilation et suivi)
• Gestion de l’état global des effectifs des services de l’État Major de la DIPN59 en temps réel
• Suivi des échéances en matière RH (mutation, mobilité, avancement, notation, commandes)
• Suivi des situations médico-administratives
• Gestion des formations (recensement des candidatures, suivi des formations obligatoires)
• Suivi des tirs obligatoires et local des armes
• Suivi de dossiers ponctuels (contrôle de l’armement et de l’équipement des agents)
• Alimentation des logiciels Dialogue 2
• Commande et suivi des cartes professionnelles des agents de l’état-major (AEL)
• Rédaction de notes de dossier et de notes de service

Environnement professionnel

Le secrétariat état major de la DIPN 59, sous l'autorité du commissaire divisionnaire, chef d’Etat-Major et de son adjoint, est chargé de la mise en œuvre des instructions et décisions du DIPN. Il assure le suivi de la messagerie fonctionnelle interdépartementale, la ventilation des messages et instructions de la DGPN, de la DZPN et du DIPN, aux différentes filières interdépartementales et chefs de services territoriaux, ainsi que les notes et directives, notamment les commandes avec relances et synthèses des réponses des services. Il assure le suivi du courrier signalé du chef de service. Il travaille en lien avec l'ensemble des bureaux de l'Etat-Major et des services départementaux et territoriaux de la DIPN. Il assure la gestion de l'ensemble des personnels de l'Etat-Major sur les logiciels DIALOGUE.

Composition et effectifs du service

Le secrétariat EM est composé de 2 secrétaires administratifs et de 5 adjoints administratifs.

Liaisons hiérarchiques

Le chef et adjoint de l’Etat-Major, le chef et adjoint du secrétariat de l’Etat-Major.

Liaisons fonctionnelles

Directions nationales – Direction zonale de la police nationale du Nord - Préfecture – Parquets – Officiers de l’Etat-Major de la DIPN 59 – Secrétariat particulier de la DIPN 59 – Chefs de services territoriaux du Nord.

Conditions particulières d'exercice

• Savoir travailler en équipe
• Être réactif
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Être autonome et avoir un fort esprit d’initiative
• Savoir se rendre disponible
• Être discret et loyal
• Régime de travail sur base hebdomadaire de 40h30
• Horaires variables
• Parking
• Restauration
• Salle de sport
• Transports en commun à proximité (métro lignes 1 et 2, bus)

Profil recherché

Connaissances techniques

Compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis

Connaissance de l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Connaissance des outils RH, le SIRH le référentiel des métiers et ses potentialités : niveau maîtrise requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser : niveau pratique requis

Savoir analyser : niveau pratique requis

Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis

Savoir rédiger : niveau pratique requis

Savoir-faire complémentaire

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

Savoir s'adapter : niveau pratique requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis

Vos perspectives

Acquérir une expérience variée et une bonne connaissance de l'organisation d'une DIPN importante comme celle du département du Nord, qui est un atout dans le cadre de la préparation d’un concours. Possibilité d'évoluer au sein de la structure dans un autre périmètre.

Durée attendue sur le poste

3 ans