DGSCGC - Assistant(e) d'administration et de direction (H/F)

Vos activités principales

Au niveau du secrétariat de l’inspection :

• Secrétariat du chef de l'inspection et des inspecteurs, sous le pilotage de l’assistante d'administration générale en poste
• Accueil physique et téléphonique
• Enregistrement du courrier (arrivée et départ)
• Rédaction de courriers, mise en forme de documents et réalisation de leur suivi
• Gestion des agendas, logistique des déplacements des personnels
• Mise en forme, contrôle orthographique et grammatical des rapports (évaluations, enquêtes, audit, etc.)
• Suivi des suites données aux rapports de l'IGSC (Evaluations, audits, enquêtes, etc.)
• Suivi des demandes de remboursement des frais de mission
• Commande de fournitures et des matériels nécessaires au fonctionnement de l'IGSC
• Classement et archivage des documents "papier et informatique"
• Préparation, suivi et rédaction des comptes-rendus des réunions interne

Au niveau de la MPAE

• Participer au développement de la politique « santé et sécurité en service » des personnels de la Sécurité civile
• Assurer le suivi en temps réel de la sinistralité lors d’évènements mortels, graves et particuliers
• Participer aux missions quotidiennes du pôle mission prévention des accidents et enquêtes
• Gérer et perfectionner les outils internes de recueil et de traitement des données
• Animer le réseau national des préventeurs des services d’incendie et de secours
• Rédiger des notes, des comptes rendus, des PowerPoint et participer à la rédaction de rapports
• Produire les éléments pour l’élaboration des bilans annuels

Environnement professionnel

Activités du service

• Evaluations périodiques et inspections techniques
• Enquêtes administratives
• Mission d’appui et d’accompagnement
• Enquêtes suite à des accidents concernant des acteurs de la sécurité civile, contrôle des associations
• Missions d'audit et d'appui avec les autres inspections (notamment avec l'IGA)

Composition et effectifs du service

• 10 officiers supérieurs de sapeurs-pompiers
• 1 administrateurs civils
• 1 attachée
• 1 assistante d'administration générale
• 2 contractuels
• 1 apprenti

Liaisons hiérarchiques

Avec le chef de l'inspection, son adjoint et l’assistante de direction

Liaisons fonctionnelles

• Idem, avec chacun des inspecteurs, avec le secrétariat du DG et DSP, Cellule frais de mission de la SDAIRS/ BSLJ, secrétariats de direction des SDIS.

Conditions particulières d'exercice

• Maitrise des logiciels de traitement de texte et tableurs classiques
• Maitrise (ou apprentissage rapide lors de la prise de poste) d’applications et de logiciels spécifiques (notamment MAARCH pour le courrier, CASPER pour les congés et surtout « chorus DT » pour les déplacements nombreux des inspecteurs, etc…)

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques:

• Connaître l'environnement professionnel (niveau pratique à acquérir)
• Avoir des compétences en informatique - bureautique (niveau pratique requis)
• Connaissance technique

Savoir-faire:

• Savoir s'organiser (niveau maîtrise requis)
• Savoir travailler en équipe (niveau pratique requis)
• Avoir l'esprit de synthèse (niveau pratique requis)

Savoir-être:

• avoir le sens des relations humaines (requis)
• savoir accueillir (niveau expert à acquérir)
• savoir s'adapter (niveau maîtrise à acquérir)

Durée attendue sur le poste: 6 mois