DGEF - Secrétaire assistant-e (H/F)

Groupe RIFSEEP: 1

Votre environnement professionnel:

La direction générale des étrangers en France (DGEF) est chargée au sein du ministère de l’Intérieur et des outre-mer de la politique d’immigration, d’asile, d’intégration et d’accès à la nationalité française. La DGEF agit dans les domaines qui couvrent l’intégralité du parcours des étrangers en France : entrée sur le territoire, séjour, travail, lutte contre l’immigration irrégulière, asile, intégration, naturalisation.

Le service de la performance et des ressources (SPR), composé de 4 bureaux, assure l’intégralité des missions de soutien pour les directions et services de la DGEF.

Composition et effectifs du service : Le service compte 60 agents et comprend quatre bureaux : Bureau des ressources humaines, Bureau du pilotage et de la synthèse budgétaire et financière, Bureau des fonds européens, Bureau de la logistique.

Liaisons hiérarchiques : La sous-directrice, cheffe du service et son adjoint.

Conditions particulières d'exercice

Les avantages à rejoindre la DGEF :

Vous disposez d’horaires flexibles ainsi que de la possibilité de télétravailler.

Vous disposez de 27 jours de congés annuels, de 15 jours de RTT ainsi qu’un système de récupération des heures excédentaires (rythme hebdomadaire de 38h).

Des formations vous permettent de perfectionner vos compétences et de progresser dans votre carrière au sein de la fonction publique éventuellement par la préparation de concours.

Pour vous accompagner, la DGEF dispose d’une chargée de mission qualité de vie au travail ainsi que d’une conseillère en évolution professionnelle.

Un service de restauration est disponible au sein de nos locaux.

Sur site sont présents la médecine de prévention et une assistante de service social.

Vos activités principales

• la tenue de l’agenda de la cheffe de service et de son adjoint, ainsi que des chefs de bureau du service, selon les besoins;
• la préparation des dossiers : pour la cheffe de service et son adjoint, ainsi que des chefs de bureaux selon les besoins;
• la permanence téléphonique et la gestion des appels entrants;
• la gestion et le suivi du courrier du service, y compris l'utilisation du logiciel MAARCH;
• la gestion des salles de réunion du service, y compris la réservation, la coordination et le matériel;
• la gestion logistique pour le service, notamment :
  • la planification et l'organisation des déplacements et des frais de mission;
  • la gestion du matériel de bureau et des fournitures;
  • la gestion du point reproduction/copie du service.
• Vous pourriez être amené à effectuer des remplacements ponctuels au profit d'autres directions ou services de la DGEF, selon les besoins.

Profil recherché

• Vous êtes organisé, rigoureux, dynamique et doté de bonnes compétences en bureautique. Une expérience dans un poste similaire serait un atout.
• Votre capacité à travailler de manière autonome comme en équipe sera grandement appréciée.
• Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles, votre discrétion professionnelle et votre capacité d’adaptation.

Perspectives

• Maîtriser les exigences d'un assistant de direction.
• Évolution vers un autre secrétariat de direction.
• Évolution vers l'un des métiers découverts dans ce cadre, au sein de la DGEF ou à l'extérieur.

Durée attendue sur le poste: 3 ans