DEPAFI-75 Assistante - assistant d'administration générale SDCR / SDSPB (H/F)

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Au sein de la direction de l'évaluation de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier (DEPAFI), vous assurez l'appui direct de la Sous-directrice de la coordination et des ressources (SDCR) et du Sous-directeur de la synthèse et du pilotage budgétaires (SDSPB). Positionné(e) au cœur des échanges entre les bureaux, les sous-directions et les directions partenaires, vous contribuez à la fluidité du fonctionnement de deux sous-directions stratégiques de la DEPAFI. Vous jouez un rôle central dans la coordination de l'activité quotidienne des services, la circulation de l'information et l'organisation des travaux des équipes de direction.

Responsabilités

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes:

• Assurer le suivi des circuits documentaires et décisionnels des deux sous-directions: gestion du courrier arrivée/départ, suivi des parapheurs et des procédures dématérialisées (Maarch) ;
• Faciliter l'activité des équipes de direction par la gestion et l'anticipation des agendas des sous-directeurs et des chefs de bureau rattachés, le filtrage des sollicitations, l'organisation des réunions et la préparation des dossiers ;
• Participer à l'organisation logistique des réunions, séminaires, événements et temps de travail collectifs: réservation de salles, organisation des visioconférences et préparation des supports nécessaires à leur bon déroulement ;
• Assurer le suivi des sollicitations adressées aux sous-directions et veiller à la bonne circulation de l'information entre les bureaux, les services et les interlocuteurs externes ;
• Assurer l'accueil téléphonique, orienter les interlocuteurs et faciliter les échanges avec les différents services de la DEPAFI ainsi qu'avec les directions partenaires ;
• Participer au suivi des échéances et à l'organisation des travaux des sous-directions en assurant les relances nécessaires, la préparation des dossiers et la rédaction de comptes rendus et notes courtes ;
• Assurer le suivi des moyens nécessaires à l'activité des services (fournitures, logistique courante, demandes d'équipement et besoins de fonctionnement) ;
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers et de la documentation des deux sous-directions ;
• Utiliser les outils métiers associés aux activités des sous-directions, notamment l'application SOLON ;
• Participer à la continuité de service en apportant, lorsque nécessaire, un soutien aux autres secrétariats de la direction.

Ce poste offre une vision transversale du fonctionnement de l'administration centrale et permet de développer des compétences en coordination, organisation, gestion administrative, gestion des priorités et relations professionnelles.

Conditions particulières d'exercice

• Discrétion, sens de l’organisation

Durée attendue sur le poste: 3 ans.

Ce poste bénéficie des formations adaptées à l’évolution des technologies et des organisations du travail.

Profil recherché

Votre environnement professionnel:

Sous-direction transversale par excellence au sein de la DEPAFI, la sous-direction de la coordination et des ressources (SDCR) anime les ressources humaines de proximité et le soutien logistique de la direction. Elle assure la gestion du programme budgétaire 216 (Conduite et pilotage des politiques de l’intérieur) et pilote le réseau territorial des SGAMI. Elle porte aussi la mission ministérielle développement durable, qui coordonne cette politique pour l’ensemble du ministère de l’Intérieur. La sous-direction de la synthèse et du pilotage budgétaires (SDSPB) prépare les projets de loi de finances (PLF) du ministère, assure la synthèse et la contre-expertise des programmations et exécutions des responsables de programmes, et exerce le pilotage stratégique des opérateurs sous tutelle.