DEPAFI-75 Assistante - assistant d'administration générale SDCR / SDSPB

DEPAFI-75 Assistante - assistant d'administration générale SDCR / SDSPB

Description du poste

Au sein de la direction de l'évaluation de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier (DEPAFI), vous assurez l'appui direct de la Sous-directrice de la coordination et des ressources (SDCR) et du Sous-directeur de la synthèse et du pilotage budgétaires (SDSPB). Positionnée au cœur des échanges entre les bureaux, les sous-directions et les directions partenaires, vous contribuez à la fluidité du fonctionnement de deux sous‑directions stratégiques de la DEPAFI.

Vos principales missions sont :

• Suivi des circuits documentaires et décisionnels : gestion du courrier, suivi des parapheurs et des procédures dématérialisées (Maarch).
• Gestion des agendas des sous-directeurs et des chefs de bureau rattachés, filtrage des sollicitations, organisation des réunions et préparation des dossiers.
• Organisation logistique des réunions, séminaires et événements : réservation de salles, organisation des visioconférences et préparation des supports.
• Suivi des sollicitations adressées aux sous-directions et circulation de l'information entre les bureaux, services et interlocuteurs externes.
• Accueil téléphonique, orientation des interlocuteurs et facilitation des échanges avec les services de la DEPAFI et les directions partenaires.
• Suivi des échéances, relances, préparation des dossiers, rédaction de comptes rendus et notes courtes.
• Suivi des moyens de travail (fournitures, logistique courante, demandes d'équipement).
• Classement et archivage des dossiers et de la documentation des deux sous‑directions.
• Utilisation des outils métiers associés (application SOLON).
• Participation à la continuité de service en apportant un soutien aux autres secrétariats de la direction.

Ce poste offre une vision transversale du fonctionnement de l'administration centrale et permet de développer des compétences en coordination, organisation, gestion administrative, gestion des priorités et relations professionnelles.

Conditions particulières d'exercice

Discrétion, sens de l’organisation.

Durée attendue sur le poste : 3 ans.

Descriptif du profil recherché

Compétences principales :

• Connaissances techniques : connaissances de l'environnement professionnel.
• Informatique bureautique : niveau pratique requis.
• Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis.
• Esprit de synthèse : niveau initié requis.
• Savoir rédiger : niveau pratique requis.
• Relations humaines : sens des relations humaines, niveau pratique requis.
• Communication : savoir communiquer, niveau maîtrise requis.
• Expression orale : savoir s'exprimer oralement, niveau maîtrise requis.
• Accueil : savoir accueillir, niveau maîtrise requis.

Localisation du poste

Immeuble "Lumière", 40, avenue des terroirs de France, 75012 PARIS. Métro : Cour Saint‑Emilion (ligne 14) ou RER : Bibliothèque François Mitterrand (ligne C). Déplacement possible en 2027 à Universeine, Campus Maxwell.

Contact

Pour toute question, veuillez contacter : depafi‑