DELEGATION DU VAL D'OISE // ASSISTANT(E) DELEGATION H/F

Description du poste

Intitulé du poste

Type de contrat

Temps de travail: Emploi à temps complet

Date de prise de poste envisagée

Éléments de contexte

Dans le cadre du déploiement du Plan de Sauvegarde de l’Emploi et de la réorganisation de l’Association, le Secours Catholique – Caritas France propose, à titre prioritaire pour les salariés directement impactés, plusieurs postes afin de privilégier leur reclassement interne. Ces postes sont également ouverts à tout salarié de l’Association dans le cadre d’une mobilité interne.

Dans le cadre des objectifs de la délégation et selon les orientations et principes d’action du Secours Catholique, le/la secrétaire assure des activités essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative en appui des acteurs de la délégation, notamment l’équipe des salariés.

Description de la mission

Activités principales:

• Assiste le délégué et les autres membres du bureau: appuie le délégué en termes d’organisation, propose des solutions, met en œuvre des décisions, planifie. Alerte sur des situations délicates en organisation et relations humaines.
• Organise et assure la communication interne entre tous les acteurs de la délégation; suit l’information: accueil téléphonique, filtrage, transfert, réponse.
• Veille à la tenue des agendas et plannings (activités, congés, véhicules, salles).
• Assure le suivi des mandats des bénévoles en responsabilité.
• Gère le secrétariat de délégation avec une équipe de bénévoles: accueil physique, gestion courrier, messagerie, classement, archivage papier et informatique.
• Rédige et met en page courriers, notes, comptes rendus, procédures, outils de communication (ex: journal de la délégation). Contribue aux outils de communication interne et externe.
• Gère stocks d’outils de communication, commande, réception, dispatching; gère la base bénévoles et administre G2A, forme aux outils. Tient la caisse.
• Coordonne le soutien administratif et logistique à l’animation générale, thématique et chantiers régionaux.
• Collecte et forme les informations avant transmission: bilan annuel de la statistique de pauvreté, suivi des subventions, gestion des formations bénévoles.
• Participe à la gestion des locaux, sécurité, conventions, sinistres, assurances, véhicules.
• Assure parts ou totalité de la gestion administrative RH de la délégation: recrutements, départs, congés, tickets restaurants, suivi Médecine du Travail, déclarations annuelles, personnel détaché, stagiaires, contrats aidés, volontaires civils.
• Anime et accompagne équipe de bénévoles pour service sécurisé, communication et autres missions.
• Prend en charge exceptionnellement certaines activités indispensables en l’absence du titulaire.
• Peut soutenir d’autres délégations et assurer fonction complémentaire avec d’autres secrétaires.

Compétences requises

• Savoirs: Techniques de gestion administrative; maîtrise des logiciels de bureautique; procédures internes.
• Savoir-Faire: Accomplir des formalités administratives et réglementaires; gérer un planning; mettre en œuvre l’organisation matérielle et logistique d’un événement; accueillir, orienter, renseigner le public.
• Savoir-être: Organiser son travail selon les priorités et objectifs; faire preuve de réactivité; être à l’écoute, faire preuve d’empathie.

Localisation du poste

Principalement au sein de la délégation.

Entité de rattachement

Le Secours Catholique-Caritas France est une association loi de 1901 à but non lucratif et reconnue d'utilité publique.