Coordonnateur/ Coordinatrice des secrétariats médicaux et des archives

Poste

Métier : Coordinateur/trice des secrétariats médicaux et des archives

Titres et /ou diplômes et/ou formation spécifique requise : BAC +2

Responsabilités

• Planifier, organiser et piloter les activités en animant une équipe de professionnels (secrétaires médicales et archivistes) et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.
• Accompagner l’application de la politique ressources humaines sur ce domaine et participer aux diverses réflexions et groupes de travaux engagés au niveau institutionnel.
• Assurer la supervision médico-économique des effectifs de secrétariats et archivistes et être l’interlocuteur privilégié des professionnels (direction, médicaux, soignants, administratifs).
• Mettre en œuvre la politique d’archivage.
• Fonctions de management: Mener avec la DRH au recrutement des candidats et anticiper les besoins dans le cadre de la GPMC.
• Gérer le temps de travail en adéquation avec le protocole d’accord de l’établissement.
• Etudier la charge de travail pour mettre en place des organisations, piloter l’activité, suivre et contrôler la qualité du service rendu aux usagers en fonction des moyens et ressources disponibles (matérielles, financières, humaines).
• Gérer des effectifs, des moyens matériels et logistiques (contrôle et reporting).
• Conduire les entretiens d’évaluation annuels, mettre à jour les fiches de poste, rédiger les fiches de notation, évaluer les compétences professionnelles du personnel contractuel.
• Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes.
• Anticiper, prévenir et gérer les conflits au sein des équipes : médiation et/ou prise de décision.
• Mettre en place et suivre l’harmonisation des bonnes pratiques au sein des secrétariats médicaux.
• Organiser et coordonner les travaux amélioratifs en lien avec l’IDE ergonome du service de médecine du travail.
• Coordonner et suivre les prestations de maintenance et de logistique.
• Veiller à l’application et à l’actualisation des procédures, contribuer à l’élaboration du plan de formation.
• Assurer le suivi des déclarations d’EI.
• Paramétrer des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d’activités.
• Organiser la collecte, la conservation et la communication des fonds d’archives.
• Organiser le circuit de l’archivage dans le respect des conditions de conservation et de communication des archives.
• Répondre aux sollicitations des services administratifs dans la collecte de données (Admissions, DIM, Qualité, DSI,…).

Qualifications et conditions

• BAC +2 ou diplôme équivalent.