Coordination des Examens (H/F)

Coordinateur-trice des Examens - CFA / Formation professionnelle (H/F)

Votre mission : faire de chaque session d'examen une réussite

Au sein du CFA Synergy School, acteur de la formation professionnelle, nous recherchons notre futur(e) Coordinateur-trice des Examens.

Votre rôle est essentiel : vous êtes le point de coordination entre les apprentis, les équipes pédagogiques, les centres d'examen, les jurés et les organismes institutionnels.

De la préparation d'une session jusqu'à sa clôture, vous vous assurez que tout est prêt, conforme et organisé dans les délais.

Si vous aimez organiser, anticiper, coordonner plusieurs interlocuteurs et résoudre les imprévus, ce poste devrait vous intéresser.

Ce que vous allez concrètement faire

1. Préparer et piloter les sessions d'examen

Vous prenez en charge l'organisation administrative des sessions de titres professionnels :

Créer et suivre les sessions d'examen dans CERES

Gérer les inscriptions et les dossiers des candidats

Contrôler et transmettre les Dossiers Techniques d'Évaluation (DTE)

Vérifier les habilitations des centres d'examen

Préparer les convocations des candidats et des jurés

Suivre les différentes échéances et garantir le respect du calendrier

Vous êtes la personne qui veille à ce que rien ne soit oublié.

2. Coordonner les différents acteurs

Vous êtes en contact quotidien avec différents interlocuteurs :

Centres d'examen

Jurés professionnels

Responsables de session

Équipes pédagogiques

Apprentis

DREETS

Prestataires et partenaires

Votre objectif : faire circuler la bonne information au bon moment et assurer une coordination fluide entre tous.

3. Organiser la logistique des examens

Une session réussie passe aussi par une organisation logistique irréprochable.

La préparation du matériel d'examen

La gestion des cartons, dossiers et envois

Le suivi des livraisons et retours

L'archivage des documents

La préparation des éléments nécessaires au bon déroulement des sessions

Le suivi des responsables de session sur site

Et lorsqu'un imprévu survient ? Vous cherchez une solution rapidement et efficacement.

4. Garantir l'accessibilité des examens

Vous participez à la mise en place des aménagements nécessaires pour les candidats en situation de handicap (RQTH), en lien avec les équipes pédagogiques et les interlocuteurs concernés.

Une mission importante qui contribue à garantir l'égalité des chances et le bon déroulement des examens pour chaque apprenti.

5. Suivre les aspects financiers et la qualité

Vous assurez également le suivi administratif et financier des sessions :

Suivi du budget des examens

Suivi des frais liés aux jurés, au matériel et aux envois

Mise à jour des tableaux de bord

Réalisation des bilans de session

Suivi des enquêtes de satisfaction

Identification des pistes d'amélioration

Vous ne vous contentez donc pas d'organiser les examens : vous contribuez à améliorer leur organisation au fil du temps.

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne organisée, fiable et à l'aise avec la coordination.

Une première expérience dans la formation professionnelle, la gestion d'examens, l'événementiel ou la coordination

Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel

Une aisance avec les outils numériques et les logiciels de suivi/CRM

Pourquoi rejoindre Synergy School ?

Parce que ce poste ne se résume pas à faire de l'administratif.

Vous aurez un rôle central dans le parcours des apprentis et dans la réussite de leurs examens.

Vous travaillerez dans un environnement où :

Votre organisation a un impact concret sur la réussite des candidats

Vous êtes en contact avec de nombreux interlocuteurs

Vous bénéficiez d'une mission variée, avec peu de place pour la routine

Vous pouvez développer vos compétences en coordination, gestion administrative