Coordinateur(trice) Secrétariat & Logistique Solidaire

Au sein d'une équipe engagée, vous assurez le suivi administratif et organisationnel du vestiaire, en lien avec la direction, les équipes.

Vos Missions principales :

Accueil et communication

• Accueillir, informer et orienter les bénéficiaires, les donateurs, les partenaires et les bénévoles, en présentiel ou par téléphone.
• Gérer le standard téléphonique, le courrier postal et électronique.
• Recevoir, transmettre et assurer le suivi des messages.
• Assurer une communication fluide entre la direction, les équipes, les bénévoles et les partenaires extérieurs.

Organisation

• Gérer l'agenda de la direction et planifier les rendez-vous.
• Organiser et coordonner la circulation des informations internes et externes, y compris les informations confidentielles.
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions (convocations, ordre du jour, comptes rendus).
• Organiser les déplacements professionnels de la direction.
• Élaborer et mettre à jour les plannings de la direction et des activités du vestiaire solidaire.
• Assurer un appui logistique dans l'organisation des événements solidaires.

Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus, rapports et autres documents administratifs.
• Rédiger les courriers et documents de la direction.
• Collecter, traiter, classer, archiver et mettre à jour les informations et les dossiers administratifs.
• Assurer le suivi administratif et, le cas échéant, comptable des dossiers confiés.
• Préparer les tableaux de bord, les statistiques, les rapports d'activité et les documents nécessaires aux réunions.
• Mettre à jour les bases de données et assurer le suivi administratif des bénéficiaires dans le respect des règles de confidentialité.

Gestion du vestiaire solidaire

• Participer à la distribution de vêtements et des actions solidaires.
• Contribuer à la gestion administrative et aux rangements des stocks de vêtements et du matériel.
• Participer à la coordination des dons et au suivi des entrées et sorties de vêtements.
• Collaborer avec les bénévoles, les travailleurs sociaux et les partenaires associatifs afin d'assurer le bon fonctionnement du vestiaire solidaire.