Coordinateur-trice Administratif & Financier (H/F)

À propos de l'agence

Nous sommes une agence d'architecture et de design d'intérieure à taille humaine, fondée en 1998 et dirigée par son fondateur dans un esprit familial. Grâce à notre exigence et notre implication nous sommes reconnus par nos clients et notre réputation nous a amenée à travailler dans plus de 60 pays.

Votre rôle

Il s'agit d'un poste clé, au coeur de l'agence. Vous êtes le point de liaison entre le dirigeant, les équipes, les clients et les projets. Vos missions contribuent aux projets et à la bonne organisation de l'agence.

Votre objectif sera de fluidifier, structurer et appuyer le pilotage de l'activité, essentiellement sur les aspects administratifs, financiers et d'assistanat au dirigeant. Ce poste implique de travailler conjointement avec la chargée de gestion et une coordination quotidienne avec le chef d'entreprise.

Vos missions

1. Pilotage financier & contrôle de gestion

Vous contribuez à la performance économique de l'agence :

Suivi, analyse et interprétation des données financières des projets

Participation à l'élaboration et à l'amélioration des tableaux de bord

Analyse des performances et restitution progressive au dirigeant

Montée en autonomie jusqu'au reporting financier complet

2. Gestion administrative & organisation interne

Vous garantissez le bon fonctionnement administratif de la TPE :

Préparation des factures, suivi des paiements et relances jusqu'au recouvrement

Rédaction des devis et contrats en lien avec le dirigeant et la comptable

Mise à jour des bases de données et optimisation des outils internes (temps, budget, suivi)

Élaboration des plannings projets et plans de charge

Veille juridique et coordination avec les conseils externes

Préparation des documents pour les assurances professionnelles

3. Suivi opérationnel des projets & chantiers

Vous soutenez les équipes dans la gestion quotidienne des projets :

Suivi budgétaire des chantiers avec les chefs de projet

Contribution aux appels d'offres et à la planification (rétroplannings)

Gestion des documents administratifs liés aux projets

Coordination avec les entreprises partenaires et les clients

Suivi des déplacements professionnels et des notes de frais

4. Support au dirigeant & à l'équipe

Vous jouez un rôle transversal essentiel :

Rédaction des comptes rendus de réunions

Assistance directe au dirigeant

Participation active à la vie de l'agence et polyvalence au quotidien

5. Missions complémentaires (selon profil)

Soutien au développement commercial

Création ou amélioration d'outils internes

Ce poste est évolutif : certaines missions pourront être approfondies selon vos compétences et vos appétences.

Profil recherché

Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Power

Point) indispensable

Aisance avec les chiffres, les devis et le suivi financier

Excellente organisation, rigueur et sens du détail

Très bonne communication orale (nombreux appels) et écrite (orthographe soignée)

Intérêt pour l'IA apprécié

Nous recherchons avant tout un état d'esprit !

Proactif-ve : vous anticipez, vous relancez, vous faites avancer

Structuré-e : vous mettez de l'ordre et optimisez

Assertif-ve : vous savez dire les choses et tenir un cadre

Diplomate : vous gérez des interlocuteurs exigeants

Vous vous reconnaissez dans une culture d'entreprise familiale, humaine et engagée dans le travail.

Ce poste n'est pas fait pour vous si :

Vous attendez qu'on vous dise quoi faire

Vous n'osez pas relancer ou recadrer

Vous cherchez un poste « tranquille »

Vous apportez un état d'esprit négatif

Conditions & avantages

CDI - Temps plein 35 heures

5 semaines de congés/an

Poste 100 % présentiel

Mutuelle d'entreprise

Primes possibles selon performances individuelles et résultats de l'entreprise

Participation possible aux mobilités douces

Environnement de travail agréable (jardin, espace sieste, salle de repas etc.)

Souplesse pour favoriser l'équilibre vie pro / vie perso