Coordinateur.trice Administratif et Financier H/F/X

Galileo Global Education est le leader mondial de l'enseignement supérieur privé avec un réseau de 108 campus répartis sur 18 pays. Notre vision est de faire bouger les lignes du monde de l'éducation par l'innovation.

Nous formons étudiants et apprenants, notamment dans les domaines des arts appliqués, du numérique, du management et de la santé.

Nous sommes heureux de contribuer à la réussite de nos apprenants pour qu'ils expriment leur potentiel et développent leur employabilité. Grâce à notre forte croissance, vous pourrez également exprimer votre ambition et déployer vos opportunités d'évolution.

Si vous vous reconnaissez dans nos valeurs de transparence, exigence et bienveillance, alors rejoignez-nous !

Envie de contribuer au bon fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur et à la qualité de l'expérience étudiante ?

Vous aimez la gestion administrative, le contact avec les étudiants et les intervenants, ainsi que les environnements dynamiques où les journées ne se ressemblent pas ?

Vous souhaitez rejoindre un groupe international de l'enseignement supérieur et jouer un rôle clé dans la qualité du service rendu aux étudiants et aux équipes ?

Galileo Global Education recrute un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) F/H pour renforcer ses équipes à Paris.

Galileo Global Education

Leader mondial de l'enseignement supérieur privé, Galileo Global Education accompagne chaque année des milliers d'étudiants au sein de ses écoles spécialisées dans les domaines de la création, du business, du numérique, du management ou encore des sciences appliquées.

Au sein de l'équipe administrative, vous contribuez au bon déroulement des processus de l'établissement en assurant le suivi des dossiers étudiants, des intervenants et des obligations réglementaires. Véritable interface entre les étudiants, les familles, les équipes internes et les partenaires, vous participez activement à la qualité de l'expérience étudiante.

Vos missions

1. Assurer la gestion administrative des inscriptions et réinscriptions

Réceptionner et contrôler les dossiers d'inscription et de réinscription

Vérifier la conformité des pièces administratives

Relancer les étudiants et les familles pour les dossiers incomplets

Assurer la saisie et la mise à jour des informations dans les outils de gestion

Gérer les désistements et l'archivage des dossiers

Coordonner l'envoi des confirmations d'inscription, attestations et autres documents administratifs

Répondre aux questions des étudiants et des familles concernant les procédures administratives et les modalités de paiement

2. Gérer le suivi administratif des intervenants

Contrôler les documents administratifs des intervenants

Assurer le suivi et la mise à jour des contrats

Coordonner le processus de signature

Répondre aux demandes administratives des intervenants

3. Assurer le suivi des factures et la relation avec la comptabilité

Réceptionner et contrôler les factures

Vérifier les informations administratives et financières

Assurer le suivi et l'archivage des documents

Transmettre les éléments au service comptabilité

Accompagner les intervenants sur les questions liées à la facturation

Faire le lien entre les étudiants, les familles et la comptabilité concernant les paiements, remboursements ou désistements

4. Assurer le suivi administratif de l'alternance

Collecter et archiver les dossiers des étudiants alternants

Mettre à jour les reportings de suivi

Assurer le suivi administratif des changements de rythme

Coordonner les demandes avec les services concernés

✅ 5. Participer aux obligations réglementaires et à la qualité

Réaliser les déclarations réglementaires nécessaires

Assurer le suivi des pièces justificatives

Relancer les intervenants pour l'obtention des documents requis

Participer aux démarches qualité et au respect des obligations administratives de l'établissement

6. Contribuer à la vie de l'établissement

Participer à la préparation des rentrées

Contribuer à l'organisation des Journées Portes Ouvertes, remises de diplômes et événements étudiants

Apporter un soutien administratif aux événements pédagogiques

Participer aux enquêtes réglementaires et démarches qualité