COORDINATEUR (H/F) DES SECRETARIATS DU POLE – CMME

GHU Paris psychiatrie & neurosciences (Paris)

Coordinateur / Coordinatrice des secrétariats du pôle

Publié le 09 juil. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé : Coordinateur / Coordinatrice des secrétariats du pôle

Contrat : CDD

Grade : Assistant/e médico-administratif/ ve

Intitulé du poste : Coordinateur/rice des secrétariats du pôle

Lieux de travail : Site Sainte-Anne CMME 1 rue de Cabanis 75 014 Paris

Organisation du travail : Travail en équipe

Quotité de travail : A temps plein (100%)

Liaison hiérarchique : Chef de pôle

Responsabilités

• Organiser et coordonner les activités des secrétariats médicaux du pôle.
• Assurer la gestion administrative d’une unité de soins et d’une unité fonctionnelle.
• Être en contact permanent avec les médecins responsables d'unités fonctionnelles, le cadre supérieur de santé, la cadre administrative de pôle.
• Accueillir et renseigner les usagers, participer à la planification des activités (agenda des groupes, ateliers, consultations, etc.).
• Gérer la saisie et le classement des informations relatives au dossier patient (Hopital Manager).
• Piloter, organiser et coordonner l'activité de l'ensemble des secrétariats médicaux du pôle : gestion du temps de travail, formation, évaluation.
• Planifier les plannings des secrétaires, organiser les congés, gérer les présences et absences.
• Préparer les entretiens professionnels en lien avec la cadre administrative de pôle.
• Identifier et recueillir les besoins de formation, élaborer le plan de formation continue.
• Mettre en place les procédures de bonnes pratiques des secrétaires.
• Suivre les indicateurs d’activité, produire des rapports, maintenir le tableau RH mensuel.
• Prévenir et gérer les situations conflictuelles et harmoniser les pratiques professionnelles.
• Participer à l’évaluation de la satisfaction des usagers, suivre les indicateurs de performance et proposer des actions d’optimisation.
• Contribuer aux projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations du pôle et institutionnelles.
• Assurer veille organisationnelle, réglementaire et technologique.
• Coordonner l’activité de l’unité dépressions résistantes (agendas, hospitalisations de jour, groupes, ateliers).
• Participer à la rédaction et aux prises de notes des comptes rendus, courriers, rapports.
• Suivre les indicateurs d’activités et de qualité en collaboration avec les équipes.
• Transmettre les informations synthétiques et factuelles à l’équipe.
• Organiser et gérer les ressources matérielles et logistiques selon la réglementation.
• Participer aux réunions de fonctionnement des unités, aux groupes de travail et à la coordination inter‑unités.
• Diffuser des notes de service, d’information et réaliser des activités spécifiques demandées par les équipes médicales.
• Être disponible pour la permanence du secrétariat médical en cas d’absence de la secrétaire.
• Participer à la tenue et à l'organisation des archives médicales.

Profil

Formations, diplômes et qualifications requises :

• Compétences en organisation des secrétariats (médical et/ou administratif).
• Connaissance de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des logiciels métiers (dossier patient informatisé, facturation).
• Connaissance de l'environnement médical, soignant et socio‑éducatif.
• Connaissance de l’identitovigilance, des droits du patient et de la santé mentale.

Compétences et savoir‑être :

• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
• Respecter les règles du secret professionnel.
• Être méthodique, organisé et rigoureux.
• Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute.
• Savoir transmettre l’information indispensable à la continuité du service.
• Avoir une capacité d’adaptation aux différentes situations professionnelles.
• Être ponctuel et disponible.
• Animer et développer un réseau professionnel.
• Concevoir et organiser des évènements.
• Conseiller et orienter les choix d’une personne ou d’un groupe.
• Négocier des prestations, des contrats, des accords.
• Rédiger des notes, documents et rapports.
• S’exprimer en public.

Connaissances supplémentaires :

• Organisation hospitalière.
• Animation d’équipe.
• Communication.
• Management.
• Organisation du travail.
• Évaluation de la charge de travail.

Contact

Personne à contacter : Rabia MOKHTARI, Attachée d'administration hospitalière

Courriel :

URL de l’offre :