coordinateur / coordinatrice de cabinet H/F

En binôme avec les associé·es, le coordinateur / la coordinatrice est en charge de la coordination générale de l’ensemble des opérations et projets sur le cabinet. Cette personne est responsable de l’animation de l’équipe (10 à 30 personnes : soignant·es, personnel d’accueil et fonctions supports) et de la gestion au quotidien du cabinet.Ce poste est un remplacement suite à une évolution interne.

Les missions du poste sont amenées à évoluer à mesure que le cabinet évolue et que le réseau ipso croit.

Les missions au quotidien sont les suivantes:

coordination

• prioriser, coordonner et faire avancer les différents sujets

• assurer la communication interne, planifier et animer des réunions

• superviser le confort de l’équipe, la convivialité, la bonne tenue de l’environnement de travail, et résoudre les problèmes au quotidien

• superviser les achats, la logistique, la gestion des stocks et du matériel, les petits travaux et réparations, et les relations fournisseurs

• dépanner sur l’accueil quand nécessaire, résoudre les problèmes rencontrés à l’accueil

• participer à l’installation du cabinet (petits travaux, aménagements, etc.)

administratif et financier

• gérer la paie (salaires et rétrocessions) et les démarches contractuelles, assurer le premier niveau de réponse sur les questions sociales et administratives de l’équipe

• assurer l’interface avec l’équipe administrative& financière, les banques, assurances et organismes sociaux

• suivre les équilibres économiques, la caisse du cabinet et la facturation

• assurer et analyser le reporting opérationnel : commentaires/réclamation patient·es, tableau de bord et baromètre d’équipe mensuels

• participer à l’installation administrative du cabinet (installation des praticiens, formalités administratives de la structure etc.)

animation d’équipe

• gérer l’intégration des nouvelles recrues

• accompagner l’équipe dans sa montée en compétences

• organiser les plannings des médecins & assistant·es et identifier les besoins en recrutement

• assurer les entretiens individuels des assistant·es médicaux/médicales

• s’assurer du bien‑être individuel et collectif de l’équipe

• participer aux décisions RH conjointement avec l’équipe d’associé·es

Puis quand les fondamentaux sont maîtrisés, il est possible de participer à des missions transverses de développement du projet ipso, par exemple :

• recruter et développer des formations

• piloter des projets d’amélioration opérationnelle (développer de nouveaux outils ou processus)

• piloter des projets transverses de développement (par exemple prospection et ouverture de nouveaux cabinets, lancement de nouvelles activités, initiatives de santé publique, etc.)

• s’investir dans la communication et le développement du réseau ipso

la formation et l’accompagnement

• au démarrage vous aurez 3 mois de formation avec la coordinatrice actuelle du cabinet lyonnais

• Puis vous exercerez à temps complet à Lyon + déplacements ponctuels à Paris ou autre cabinet quelques fois par an

NB : prise en charge du transport et du logement pour les déplacements à Paris évidemment

• culture du compagnonnage et de l’entraide, accompagnement dans la progression

• points réguliers pour évaluer la maîtrise des compétences, le savoir-être et la bonne intégration dans l’équipe

• mise en place de coaching et de formations si besoin

Expérience souhaitée : Nous sommes intéressés par des personnes ayant de l’expérience en gestion administrative, gestion de projets et management d’équipe.

Compétences techniques:

• la capacité à faire des plans d’action détaillés, à prioriser et à organiser une équipe

• une compréhension de base du fonctionnement comptable, fiscal, social, juridique, financier d’une entreprise

• une bonne maîtrise des outils de bureautique, notamment Excel / Google Sheet, et d’une manière générale une aisance minimale avec l’informatique et les nouvelles technologies

• une expression orale et écrite claire et synthétique

Savoir-être et valeurs humaines :

• une capacité à être moteur et une bonne autonomie

• un sens de l’organisation et de la rigueur

• une capacité à se remettre en cause, l’envie de progresser et faire progresser les autres, de faire preuve d’ouverture et de s’adapter

• une capacité à animer une équipe, avec un esprit collectif, humble et bienveillant, à savoir gérer des situations humaines parfois complexes

• une grande honnêteté intellectuelle, capacité à remonter les problèmes et recevoir du feedback

• une capacité à rester efficace, optimiste et empathique même dans les moments difficiles

• un sens éthique, une motivation pour la valeur sociale du projet

Le coordinateur/la coordinatrice est le point de contact principal de l’équipe, notamment les nouvelles recrues. Il/elle doit représenter les valeurs du projet et les insuffler à l’équipe. L’ambiance de travail est bonne, le poste est exigeant et polyvalent, vous êtes beaucoup sollicité·e et challengé·e.

La connaissance du milieu médical est un plus mais n’est pas indispensable.

1er entretien RH en visio

2ème entretien avec entretien RH et mise en situation avec l'équipe locale