Coordinateur administratif F/H

RESPONSABILITÉS :

Les principales missions du Service DSIUN-S3A sont les suivantes :

- Assurer l'accueil présentiel et téléphonique de la DSIUN.

- Être le point d'entrée unique de contact et gérer le guichet unique, helpdesk, de support aux utilisateurs, en assurant un rôle de facilitateur pour la transmission d'informations et de renseignements.

- Assurer les réponses de premier niveau aux demandes des utilisateurs.

- Accompagner les usages numériques administratifs (formations, documentation).

- Gérer le parc de téléphonie mobile et les abonnements téléphoniques de l'établissement.

- Gérer les projets de mise en place de contrôles d'accès au sein de l'Université.

- Gérer l'administratif de la DSIUN (finances, marchés, RH...).

- Gérer les salles « libre-service » pour les étudiants, ainsi que les étudiants mentors chargés de leur surveillance.

- Assurer la visibilité et la communication de la DSIUN (intranet, site web, lettres d'information).

• Participer à l'ensemble des procédures et du suivi relatif à la passation des marchés DSIUN en collaboration avec la Direction financière.
• Assurer la gestion et le suivi du marché spécifique de la téléphonie mobile.
• Assister le responsable de service dans les missions de gestion administrative (Finance, RH, gestion courante) et gérer les commandes et missions sur SIFAC (SAP)
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
• Participer au choix et à la mise en place des outils nécessaires à la gestion administrative de la DSIUN.
• Assurer la gestion des tuteurs étudiants dans le cadre des surveillances des salles libre-service.
• Assurer la réalisation de procédures courantes de gestion.
• Être un point de contact de manière transverse pour les services de la DSIUN, les directions et composantes de l'établissement, les partenaires, les prestataires externes (dans le cadre du périmètre de gestion).

- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.

- Suivre l'évolution de la réglementation ou des consignes d'établissement concernant les domaines de gestion.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances et savoir-faire opérationnel

- Connaissances de la réglementation en matière de marché public.

- Connaissances générales en gestion financière et budgétaire.

- Connaissances de l'outils SIFAC (SAP)

- Connaissances générales du domaine des ressources humaines.

- Conception de tableaux de bord de suivi et des indicateurs.

- Connaissance et utilisation d'outils de reportings (Business Object, Power BI)

- Réalisation de rapports, et synthèses de documents.

- Connaissance des outils bureautiques (Suite Office Microsoft - Share

Point).

Savoir-être

- Communication correcte et fluide à l'oral comme à l'écrit.

- Sens de l'organisation et réactivité.

- Rigueur et discrétion. Respect de la confidentialité des informations confiées.

- Capacité d'analyse méthodique.

- Sens du service public et de la qualité du service rendu auprès des utilisateurs.

- Appétence pour les technologies du numérique.

Rattachement hiérarchique et localisation

- Direction du Système d'Information et des Usages Numériques (DSIUN)

• Service Accueil, Assistance, Administration (S3A)
• Centre Pierre Mendès France
• Paris 75013.