Coordinateur administratif et événementiel F/H/X+

L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 8 000 étudiants en formation initiale dont plus de 38% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.

Dédié à la recherche, l’enseignement et l’entrepreneuriat, le campus de l’ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un Coordinateur administratif et événementiel F/H/X+.

Missions

Rattaché(e) à la Responsable Administrative et Evénementielle, vous avez pour mission de fournir un soutien administratif, logistique et d’assurer la coordination des événements de la Direction Marketing, Recrutement, Admissions des programmes pré-expérience de l’ESSEC.

En cela, vous contribuez activement à l’atteinte des objectifs quantitatifs et qualitatifs de la direction en travaillant de manière transverse avec les différents services de la direction.

Principales Missions

• Gestion de la rémunération des exposants (étudiants, staff, externes)
• Gestion des notes de frais des exposants (étudiants, staff, externes)
• Saisies des opérations comptables (création des demandes d'achats, envoi aux fournisseurs, réception des factures…)
• Aider à la coordination des événements d'admission et d'autres initiatives de la direction.
• Collaborer avec d'autres départements pour assurer une approche cohérente de la planification des événements.
• Fournir un soutien supplémentaire à la Direction lors des évènements clés de l’année académique.

Administratif

• Traitement des notes de frais des différents exposants à nos événements (recueil des justificatifs et constitution des dossiers)
• Gestion de la rémunération des équipes exposantes sur tous les événements internes et externes
• Création, organisation et suivi de dossiers de pilotage d’événements sur Excel
• Proposer des réflexions sur la construction des fichiers en lien avec les événements

Evénementiel

• Inscription et coordination logistique des événements (réservation des espaces, du mobilier, de la restauration, édition des supports print, gestion des stocks…) en relation avec toutes les parties prenantes
• Participation physique aux événements (accueils admissibles, journée portes ouvertes…)
• Sollicitation et constitution des équipes exposantes (étudiants, staff…)
• Aide à la réalisation de bilans post-événements

Profil recherché

• De formation BAC+2/3 en assistanat :
• Vous faites preuve d’un excellent relationnel et avez une excellente qualité rédactionnelle.
• Vous avez le sens de l’initiative et des priorités
• Organisation, autonomie, rigueur, discrétion, polyvalence et adaptabilité
• Esprit d’équipe
• Bonne maîtrise du pack office, notamment Excel et Powerpoint
• Anglais (B2 minimum)

L’ESSEC s’engage activement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion.

Convaincus que la richesse de notre communauté repose sur la pluralité des parcours et des identités, nous œuvrons chaque jour à créer un environnement bienveillant et inclusif pour toutes et tous.

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.